Esta é uma história familiar para os principais stakeholders. Quando uma grande mudança na empresa acontece, como uma nova direção de negócios ou uma reestruturação completa, normalmente ela começa com muito entusiasmo.
No entanto, logo a empolgação inicial dá lugar a um fracasso silencioso e lento. Seis meses depois, o software caro adquirido continua praticamente intocado, e as equipes já voltaram às suas antigas rotinas.
Em teoria, cada detalhe do lançamento foi gerenciado perfeitamente, exceto aquele que realmente importava. O plano contemplava a tecnologia e o cronograma, mas esquecia das pessoas que deveriam dar vida a tudo isso. Os cargos estavam mudando, e ninguém parou para guiá-las durante esse processo.
Portanto, conduzir com sucesso esse elemento humano é justamente o objetivo central da gestão de mudanças. Trata-se do trabalho essencial de liderar pessoas em um período de ruptura. A mudança começa quando se aprende a antecipar suas preocupações, engajá-las e ajudá-las a se adaptar, para que o novo modo de trabalhar realmente funcione.
A seguir, estão os princípios e passos diretos para você construir o seu.
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudanças é o processo estruturado de planejar, implementar e reforçar mudanças organizacionais para ajudar pessoas e equipes a se adaptarem e realizarem com sucesso a transição de um estado atual para um estado futuro desejado. Em outras palavras, ela foca no lado humano da mudança, ajudando as pessoas a se adaptarem às transições, reduzindo interrupções e garantindo que as mudanças sejam adotadas e sustentadas para alcançar os objetivos estratégicos.
Ignorar essa disciplina é uma aposta cara, e os números comprovam isso. De acordo com pesquisas de consultorias como a McKinsey, 70% dos programas de mudança em larga escala falham em atingir seus objetivos pretendidos. Na prática, a pesquisa identifica de forma consistente a resistência dos funcionários e a falta de apoio da gestão como as principais causas desses fracassos.
O campo em si é uma disciplina construída com muito trabalho de especialistas como John Kotter, de Harvard, que desenvolveu modelos comprovados para liderar mudanças.
Quais são os benefícios de uma gestão de mudanças bem-sucedida?
Quando você conduz iniciativas de mudança da forma correta, os resultados podem ir muito além do sucesso de um único projeto. De fato, as melhorias aparecem diretamente nos retornos financeiros da empresa, em sua capacidade de reter os melhores talentos e em sua prontidão para o próximo grande desafio.
Protege o ROI do projeto
O benefício mais imediato de um bom processo de gestão de mudanças é garantir que suas equipes realmente adotem as ferramentas, os processos de negócios e as novas direções em que você investe.
Além disso, a velocidade dessa adoção é o que impulsiona o retorno financeiro. Segundo pesquisas de empresas como a Prosci, projetos com uma gestão de mudanças sólida têm seis vezes mais chances de atingir suas metas. Essa mesma pesquisa mostra também que projetos com gestão de mudanças eficaz têm cinco vezes mais chances de permanecer dentro do orçamento ou até abaixo dele, em comparação com aqueles que seguem um processo falho (aproximadamente 81% de sucesso contra 16%).
Retém seus principais talentos
Uma mudança corporativa mal gerida cria incerteza, o que é tóxico para os seus melhores profissionais. Em outras palavras, é a forma mais rápida de provocar o esgotamento dos principais talentos e destruir o “esforço discricionário” — aquela dedicação extra que eles voluntariamente oferecem no trabalho.
Os danos são mensuráveis. A pesquisa extensiva da Gallup sobre engajamento de funcionários mostra de forma consistente que períodos de mudanças caóticas fazem a motivação e a produtividade despencarem. Por outro lado, uma gestão de mudanças bem-sucedida substitui esse caos por clareza, tornando-se uma ferramenta poderosa para manter as pessoas mais valiosas da empresa.
Constrói uma cultura mais ágil
Cada mudança bem conduzida fortalece a capacidade e a confiança da organização para a próxima. Ela reforça a confiança entre a alta liderança e os funcionários, tornando toda a empresa mais preparada para se adaptar.
Outra boa prática é compartilhar alguns exemplos de mentalidade de crescimento com a equipe, pois isso pode ajudá-los a enxergar desafios como oportunidades na prática, além de mostrar como essas situações se conectam ao seu próprio desenvolvimento profissional.
Em última análise, construir esse tipo de confiança é o que permite que empresas como a Amazon prosperem em constante evolução. Sua capacidade de adaptação é resultado de tratar a mudança cultural como parte normal dos negócios e de trabalhar ativamente para desenvolver uma mentalidade de crescimento em sua força de trabalho.
Existem diferentes tipos de gestão de mudanças?
Nem todas as mudanças organizacionais são iguais. De fato, elas diferem em escala, escopo e impacto sobre a organização e seus funcionários. Portanto, identificar corretamente a natureza da mudança que você está liderando é o primeiro passo para gerenciá-la de forma eficaz.
Na maioria das vezes, os ajustes são adaptativos, como refinar o processo semanal de relatórios de uma equipe, adicionar uma nova tecnologia ou atualizar um roteiro de vendas. Essas são pequenas melhorias incrementais que tornam os fluxos de trabalho existentes melhores. Por outro lado, uma mudança transformacional é uma revisão fundamental do próprio negócio, como uma fusão, uma aquisição, uma mudança na estrutura da empresa ou até mesmo uma alteração completa em seu modelo de negócios. Não por acaso, essas iniciativas de transformação costumam ser as mais difíceis para os funcionários adotarem com sucesso.
Além disso, existem mudanças que afetam o núcleo da cultura da empresa. Por exemplo, uma mudança pendular é uma alteração repentina e drástica de um extremo para outro, como a transição de uma cultura totalmente presencial para uma força de trabalho 100% remota. Já uma mudança de paradigma representa uma transformação mais profunda na mentalidade, como a migração de uma estrutura de gestão tradicional e hierárquica para uma abordagem mais ágil e colaborativa. Nesse caso, um curso sobre mudança cultural nos negócios pode ajudar líderes executivos a conduzir essa transição.
Finalmente, algumas mudanças acontecem em nível pessoal. Uma mudança individual envolve um funcionário aprendendo uma nova habilidade ou se adaptando a uma nova estrutura de equipe como parte de sua função. Já uma mudança excepcional é puramente administrativa, como o processamento das credenciais necessárias e as atualizações de sistema após a alteração legal do nome de um funcionário.
Quais são os principais aspectos da gestão de mudanças?
Modelos de gestão de mudanças bem-sucedidos combinam várias disciplinas distintas. Em outras palavras, essas práticas trabalham juntas para mover uma organização e seus funcionários de uma forma de trabalhar para outra.
Um plano estruturado é a base
Um plano estruturado é a espinha dorsal logística de qualquer estratégia de mudança corporativa. Na prática, muitos planos bem-sucedidos são construídos com base em estruturas como o Modelo ADKAR da Prosci, que descreve as etapas necessárias para a mudança individual, desde a conscientização até o reforço.
O foco nas pessoas impulsiona o resultado
O elemento humano é onde a maioria das mudanças tem sucesso ou fracassa. Isso acontece porque é o trabalho de comunicação consistente, orientação e escuta das equipes afetadas. Décadas de pesquisas de empresas como a McKinsey confirmam isso, mostrando que a principal razão para o fracasso é a resistência dos funcionários. Portanto, um plano centrado nas pessoas aborda essa realidade diretamente.
Minimizar a interrupção mantém o ritmo
Minimizar a interrupção é o trabalho prático de manter o negócio funcionando enquanto a mudança é gerenciada. Nesse sentido, significa antecipar problemas antes que eles afetem clientes ou o trabalho diário. Por exemplo, uma fábrica pode programar a reforma de uma linha de montagem durante uma parada planejada, evitando totalmente a queda na produção.
A adoção é a medida do sucesso
O objetivo final é a adoção, momento em que as pessoas utilizam ativamente e com habilidade o novo processo ou sistema. Assim, isso representa um verdadeiro comprometimento da equipe. Por exemplo, um novo processo de vendas deve resultar em uma redução mensurável no tempo médio do ciclo de vendas.
Uma visão holística evita silos
Uma visão holística significa compreender que um esforço de mudança em um departamento criará efeitos em cascata em todos os outros. Por exemplo, uma atualização no software de faturamento do departamento financeiro sempre afetará os relatórios de comissão de vendas e as dúvidas de cobrança no suporte ao cliente. Portanto, reconhecer essas conexões é a marca registrada de uma prática de mudança madura.
Quais são os cinco princípios da gestão de mudanças?
Os princípios centrais da gestão de mudanças surgem de décadas de pesquisas no mundo real. Ao longo desse tempo, analistas estudaram milhares de processos de mudança em empresas para identificar os padrões comuns que apareciam de forma consistente em projetos bem-sucedidos, destilando esse conhecimento na estrutura a seguir.
Garantir patrocínio ativo e visível
Garantir o patrocínio executivo ativo e visível é o primeiro princípio da gestão de mudanças.
Nesse sentido, a melhor abordagem é construir uma “cascata de patrocínio”, na qual o patrocinador principal e os líderes de mudança em todos os níveis sejam defensores alinhados da transformação ou gestores da mudança.
Além disso, um agente de mudança também tem três funções centrais. Ele deve comunicar de forma consistente as razões empresariais para a mudança, servir de exemplo ao adotar os novos comportamentos e reforçar a mudança alinhando recompensas e consequências para apoiar as pessoas no novo modo de trabalho.
Envolver e empoderar os funcionários em todos os níveis
O segundo princípio é envolver genuinamente pessoas de todos os níveis da organização. Em outras palavras, o trabalho é construir uma ponte entre os gerentes de projeto e a realidade diária dos funcionários da linha de frente, aproveitando as redes sociais informais da organização.
É importante destacar que a comunicação corporativa formal é sempre filtrada, mas as informações mais confiáveis geralmente vêm dos colegas. Líderes bem-sucedidos criam uma rede de pessoas respeitadas e influentes para ajudar a transmitir a mensagem. Esses agentes são escolhidos pelo seu prestígio social, e não pelo cargo. Sua função mais importante é criar um ciclo de feedback de mão dupla, canalizando informações honestas e diretas de suas equipes para a liderança do projeto.
Comunicar com frequência e transparência
Uma comunicação clara é uma excelente “campanha de mudança” quando feita corretamente. Nesse caso, a mensagem deve ser segmentada para o público, já que um executivo sênior precisa de informações diferentes de um gerente de linha de frente.
Além disso, o mensageiro mais confiável para um funcionário é o seu gerente direto. Por isso, o trabalho central é capacitá-lo em primeiro lugar e oferecer treinamentos para gestores, dando-lhes as ferramentas e informações necessárias para traduzir a mudança para suas próprias equipes.
Avaliar e tratar a prontidão da organização
A prontidão deve ser tratada como um processo diagnóstico contínuo. Embora pesquisas possam ser úteis, os insights mais valiosos vêm de trabalhos qualitativos, como entrevistas estruturadas com líderes de RH e grupos focais confidenciais com equipes.
O objetivo é descobrir o “porquê” por trás de qualquer resistência. Por exemplo, o diagnóstico de uma lacuna de desempenho orienta diretamente a criação de um programa de treinamento direcionado, projetado para desenvolver tanto a competência quanto a confiança.
Integrar a mudança ao sistema
O princípio final da gestão de mudanças trata de tornar a mudança permanente. Nesse sentido, a maneira mais eficaz de alcançar isso é integrar o novo modo de trabalhar aos sistemas formais da organização. Isso significa, por exemplo, reescrever descrições de cargos, atualizar os painéis de avaliação de desempenho e alinhar estruturas de remuneração e bônus para recompensar os novos comportamentos.
Assim, quando os sistemas que regem a carreira e o salário de um funcionário refletem a nova realidade, a mudança se torna autossustentável.
Quão vital é o treinamento em gestão de mudanças?
Um programa de treinamento em gestão de mudanças bem estruturado é uma parte poderosa do processo de gestão de mudanças.
Enquanto os líderes definem a visão da organização, a sessão de treinamento em gestão de mudanças é muitas vezes o primeiro espaço em que os funcionários podem se envolver com o “porquê” em um nível pessoal.
Quando os funcionários entendem os objetivos do treinamento e como eles apoiam tanto os indivíduos quanto as metas do projeto, eles podem fazer perguntas diretas e conectar as razões empresariais mais amplas para a mudança aos processos específicos de seu trabalho diário.
Além disso, líderes eficazes conseguem gerenciar melhor essa jornada ao utilizar o treinamento em conjunto com as cinco etapas distintas do modelo ADKAR.
Por exemplo:
- A consciência (Awareness) pode começar com um pontapé inicial da liderança, mas é solidificada por meio de um curso de gestão de mudanças.
- O desejo (Desire) é incentivado quando os gestores de mudança explicam os benefícios pessoais.
- O próprio treinamento constrói o conhecimento essencial (Knowledge), e o coaching de acompanhamento desenvolve a capacidade da pessoa (Ability) em aplicá-lo.
- O novo comportamento é então consolidado por meio do reforço (Reinforcement), como celebrar os primeiros sucessos.
Por outro lado, o treinamento em gestão de mudanças que ocorre sem esse contexto cria apenas conformidade, não comprometimento. As pessoas podem aprender os novos passos, mas não compreenderão o propósito, o que leva a um esforço mínimo e a um rápido retorno aos antigos hábitos. Consequentemente, o investimento é desperdiçado, transmitindo a mensagem de que as novas habilidades não são realmente uma prioridade e corroendo a confiança para a próxima mudança.
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Como prevenir uma gestão de mudanças fracassada
Você pode aumentar as chances de uma mudança empresarial não falhar por meio de iniciativas estratégicas que funcionam bem em conjunto com os princípios apresentados neste artigo.
Em primeiro lugar, defina o sucesso em termos humanos, estabelecendo métricas claras de adoção desde o início. Uma boa métrica é específica e mensurável, como: “90% da equipe de vendas utilizará o novo CRM para todas as interações com clientes dentro de 60 dias após o lançamento.” Essa prática força a equipe a planejar e assumir o lado humano da mudança desde o primeiro dia.
Em segundo lugar, cocrie a solução. Reúna uma equipe de pessoas que realmente usará o novo sistema ou os processos internos, para verificar se eles são práticos e, ao mesmo tempo, construir senso de pertencimento desde cedo. Além disso, a cocriação desmonta preventivamente a resistência antes mesmo que ela comece.
Dessa forma, definir métricas claras e cocriar a solução prepara o terreno para o sucesso, que depois é consolidado por um programa de treinamento em gestão de mudanças bem estruturado. Na prática, esses programas são frequentemente guiados por uma filosofia de aprendizagem combinada, um conceito melhor ilustrado pelo modelo 70-20-10.
O modelo reconhece que o aprendizado verdadeiro é uma combinação de 70% de experiência prática no trabalho, 20% de aprendizado social por meio de coaching e apoio de colegas, e apenas 10% de instrução formal, como um workshop.
No entanto, muitas empresas cometem o erro de concentrar todo o esforço nos 10% de workshop formal. Um programa realmente bem construído apoia os outros 90% da jornada de aprendizado ao criar uma biblioteca de recursos just-in-time (JIT), como tutoriais curtos em vídeo, bases de conhecimento pesquisáveis e guias de referência de uma página que os funcionários podem acessar exatamente no momento em que precisam de ajuda.
A prova da gestão de mudanças
A história que deu início a este artigo terminou com um projeto fracassado e um software caro que ficou sem uso. No entanto, esse não é o único resultado possível. Seis meses após um lançamento bem gerenciado, uma realidade diferente pode ser observada. Nesse cenário, o escritório está em plena atividade. As equipes utilizam a nova ferramenta porque ela realmente as ajuda a ter sucesso, e os resultados prometidos para o negócio aparecem nos relatórios trimestrais.
Esse resultado bem-sucedido não foi um acidente. Ele foi conquistado por meio de um foco deliberado nas dinâmicas humanas da mudança, sendo o resultado direto de uma liderança visível que inspirou confiança, de um plano de engajamento que deu voz às pessoas e de um programa de treinamento que desenvolveu competência real.
Em última análise, implementar mudanças é, simplesmente, o trabalho de uma grande liderança, de um bom processo de gestão de mudanças e de uma estratégia de RH bem definida. Juntas, essas habilidades de gestão de mudanças guiam uma organização e seus funcionários do estado atual para um futuro mais forte e mais capaz.
Autoria do Artigo:
Christina Kefala – Redatora
Christina é apaixonada por escrever histórias que motivem as pessoas a continuar crescendo e aprendendo. Seu conteúdo sempre foca em tópicos que colocam o T&D em destaque.
Link para o artigo original em inglês: https://www.talentlms.com/blog/change-management/
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