Al elegir una nueva plataforma LMS, hay un factor esencial que a menudo se pasa por alto: ¿qué tan bien se integra con el software que ya utilizas?
Muchas empresas invierten en una plataforma de capacitación nueva y reluciente, solo para descubrir que opera de forma aislada, sin contribuir a mejorar los flujos de trabajo ni agilizar los procesos.
Como resultado, ese aislamiento genera rápidamente dolores de cabeza para los equipos de RR. HH. y C&D. Basta pensar en las horas tediosas y frustrantes dedicadas a mover manualmente datos de empleados entre su HRIS y el LMS.
Igualmente, está la experiencia de aprendizaje afectada cuando el inicio de sesión único (Single Sign-On – SSO) falla, obligando a los usuarios a ingresar a través de múltiples inicios de sesión.
A saber, no termina ahí: se pierde una gran cantidad de insights valiosos cuando los datos de capacitación están separados de las evaluaciones de desempeño, y los principales resultados de ventas permanecen aislados en su CRM.
La buena noticia es que, con la preparación adecuada, la integración del LMS puede convertirse en tu mejor aliada en el universo de C&D.
Por lo tanto, para guiar tu investigación, compartiremos una checklist con las integraciones imprescindibles para un LMS. Y finalmente, también ofreceremos consejos prácticos sobre cómo sincronizar tu caja de herramientas de capacitación. Pero antes de eso, entendamos el concepto de integración con LMS: qué es y por qué realmente importa.
¿Qué es la integración con un LMS?
La integración con un LMS es una forma de conectar tu Sistema de Gestión del Aprendizaje con las herramientas y sistemas que tu organización ya utiliza. A saber, entre los ejemplos más comunes, se encuentran las integraciones con tu Human Resources Information System (HRIS), software de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM), plataformas de videoconferencias e incluso tus bibliotecas de contenido favoritas.
En lugar de que estos sistemas operen de forma aislada y desconectada, la integración con la plataforma LMS crea caminos digitales entre ellos.
Como resultado, esto genera un flujo automático de información. Por ejemplo, los datos de un nuevo empleado se envían automáticamente desde el HRIS al LMS en el momento de la contratación. De la misma forma, los datos de finalización de cursos se ingresan automáticamente en los registros de desempeño de los empleados.
Por lo tanto, la integración con un LMS marca toda la diferencia entre plataformas de aprendizaje en línea que funcionan de manera inteligente, donde los datos fluyen exactamente hacia donde deben ir, y una colección desconectada de herramientas que obliga a tu equipo a perder tiempo con reprocesos y manipulación manual de datos.
Igualmente, en esencia, evita que las buenas personas desperdicien un tiempo valioso actuando como puentes manuales entre softwares que, francamente, ya deberían comunicarse entre sí.
Los beneficios de la integración con un LMS para el aprendizaje corporativo
Además de facilitar la comunicación con otras herramientas y simplificar el trabajo, igualmente, existen beneficios específicos de contar con una plataforma LMS con una integración sólida para el aprendizaje corporativo.
1. Menor entrada manual de datos, mayor precisión
Integrar tu plataforma LMS, a saber, especialmente con el sistema principal de RR. HH., elimina gran parte del trabajo de ingreso manual de datos.
Por ejemplo, los nuevos colaboradores pueden tener sus cuentas creadas automáticamente en la plataforma LMS al ingresar a la empresa. Los cambios de puesto se sincronizan de forma automática y las finalizaciones de cursos se registran sin necesidad de ingreso manual.
Como resultado, esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que los datos correctos se registren desde el principio. Menos pasos manuales significan menos errores de tipeo, menos personas asignadas erróneamente a capacitaciones y menos problemas de cumplimiento causados por simples errores humanos.
Finalmente, tus datos de formación se vuelven mucho más confiables.
2. Una experiencia de aprendizaje más conectada
Nada mata más rápidamente el entusiasmo por el aprendizaje que una experiencia de usuario complicada.
Por ejemplo, exigir que los colaboradores utilicen inicios de sesión distintos para cada herramienta o forzarlos a salir de los sistemas que usan a diario para acceder a las capacitaciones es frustrante e ineficiente. Igualmente, esto hace que el aprendizaje parezca algo desconectado de la rutina.
Sin embargo, las integraciones con la plataforma LMS, como el inicio de sesión único (Single Sign-On – SSO), proporcionan una experiencia mucho más fluida.
Los usuarios pueden acceder a las capacitaciones directamente desde las herramientas que ya utilizan todos los días, como la intranet de la empresa o plataformas de comunicación como Slack o Microsoft Teams. Como resultado, el contenido de diferentes fuentes pasa a sentirse como parte de un único sistema.
Por lo tanto, al eliminar barreras, el acceso a la capacitación se vuelve más sencillo. Además, la experiencia de aprendizaje se convierte en una parte natural del día laboral, y no en una actividad aparte.
3. Informes que muestran el panorama general
Integrar tu LMS con tu sistema de RR. HH., CRM o herramientas de desempeño conecta las actividades de capacitación con los resultados reales del negocio. A saber, esto permite comenzar a vincular programas de formación específicos con mejoras observadas en evaluaciones de desempeño, mejores cifras de ventas o progreso medible en el cierre de brechas de habilidades clave.
Consecuentemente, esto lleva los informes más allá del simple seguimiento de actividades (“quién hizo qué”) para mostrar el verdadero valor y retorno de la inversión (ROI) de los esfuerzos de C&D, el tipo de resultado que ayuda a justificar presupuestos de capacitación y demuestra la contribución estratégica del aprendizaje.
4. Flujos de trabajo de integración que no se bloquean
El proceso de integración de nuevos colaboradores activa una de las series de eventos más importantes dentro de una organización. Sin embargo, el 80% de los empleados recién contratados afirman que planean irse pronto debido a una mala experiencia de incorporación. A saber, la integración con la plataforma LMS tiene la capacidad de simplificar una serie de flujos de trabajo en una organización. Sin embargo, quizás su función más importante en este contexto esté relacionada con la tarea común de incorporar a una nueva persona a la empresa.
Sin integración con la plataforma LMS, RR. HH. puede enviar un correo electrónico al equipo de C&D, que luego crea manualmente una cuenta en el LMS, asigna los cursos correctos (¡con suerte!) y más tarde verifica manualmente si realmente se completaron.
Igualmente, este proceso suele ser lento y propenso a retrasos y errores. Esto puede impactar negativamente a los nuevos empleados y comprometer la productividad, el compromiso, la retención e incluso la reputación de la empresa.
Sin embargo, con la integración de la plataforma LMS, puedes transformar ese proceso manual y torpe en un flujo de trabajo automatizado y eficiente. Específicamente, al agregar un nuevo empleado al sistema de RR. HH., su cuenta en la plataforma LMS puede crearse automáticamente, con la inscripción inmediata en las capacitaciones de incorporación. Tan pronto como complete el entrenamiento, el progreso puede actualizarse en el registro de RR. HH. o generar una notificación para el gerente responsable.
Ejemplos de tipos de integración con un LMS
Ahora que entendemos por qué las integraciones con una plataforma LMS son importantes, exploremos los tipos de conexiones que deben estar en su lista de verificación.
Igualmente, las posibilidades son bastante amplias, pero aquí están algunas de las categorías más impactantes que encontrará con frecuencia y que, a saber, debería esperar en una plataforma LMS moderna y robusta.
Integración con sistemas de RR. HH.
Conectar su plataforma LMS a un sistema de información de recursos humanos, como BambooHR, SagePeople o ADP, es muchas veces considerado la base de una integración de sistemas eficaz.
En este sentido, la gestión de usuarios se vuelve más eficiente: los nuevos empleados son añadidos, los ex empleados son desactivados, y la información de perfil, como cargo o departamento, se actualiza automáticamente. Como resultado, esto reduce drásticamente el tiempo de administración y mantiene los datos de los alumnos siempre actualizados.
Herramientas de videoconferencia
Para impartir sesiones en vivo con instructor, integrar su plataforma LMS con plataformas como Zoom, Microsoft Teams o GoToMeeting/Webinar se ha vuelto esencial.
Igualmente, esto mejora la programación, permite que los usuarios inicien sesiones en vivo directamente desde el calendario en el LMS y, generalmente, realiza el seguimiento de asistencia automáticamente.
Single Sign-On (SSO)
Ya mencionamos este punto anteriormente, pero la integración de SSO con LMS es tan importante que merece un destaque aparte. Usando estándares como SAML o conectándose a proveedores como Microsoft Entra ID (Azure AD) o Google Workspace, los usuarios solo necesitan iniciar sesión una vez con las credenciales de la empresa para acceder a todo el entorno de formación.
Como resultado, esto elimina una barrera común de acceso a la formación, mejora la seguridad y, simplemente, hace la vida más fácil para los alumnos, aumentando significativamente la participación.
Integración con CRM
Si está capacitando a equipos de ventas, representantes de atención al cliente u otros públicos, a saber, es muy útil contar con una integración entre el LMS y el CRM, como Salesforce. Con ambas plataformas sincronizadas, es posible asignar formaciones en función de los datos del CRM (como cargos o regiones) y enviar los resultados de las finalizaciones de vuelta al sistema.
Plataformas de colaboración
Integrar su plataforma LMS con herramientas como Slack o Microsoft Teams inserta el aprendizaje en el flujo de trabajo diario. Igualmente, esto permite notificaciones automáticas para nuevos cursos, recordatorios de sesiones futuras e incluso acceso rápido a contenidos de capacitación directamente en los canales del equipo.
E-commerce y gateways de pago
Para organizaciones que venden cursos externamente, la integración fluida entre el LMS y pasarelas de pago como Stripe o PayPal, a saber, junto con plataformas de comercio electrónico como Shopify, es indispensable.
Como resultado, se crea una experiencia de compra profesional, evitando cobros manuales y retrasos en el acceso para los clientes que han pagado.
Automatización de flujo de trabajo
A veces, es necesario conectar su plataforma LMS con una aplicación que no cuenta con una integración preconfigurada. Es en este punto donde entran en juego las herramientas de automatización de flujo de trabajo.
Finalmente, estas herramientas actúan como conectores, permitiendo crear flujos de trabajo automatizados entre su LMS y miles de otras aplicaciones como herramientas de gestión de proyectos, calendarios, automatización de marketing, hojas de cálculo y mucho más.
Las 7 herramientas de integración con un LMS más populares
A continuación, destacaremos algunos de los principales actores que se integran frecuentemente con plataformas como TalentLMS. Igualmente, presentaremos ejemplos prácticos de cómo estas integraciones funcionan en conjunto.
1. Trío de poder de los sistemas de RR.HH.: BambooHR, ADP, Sage
Estos son líderes en el segmento de HRIS.
Por ejemplo, BambooHR es conocido por su interfaz amigable, siendo frecuentemente elegido por pequeñas y medianas empresas. ADP ofrece soluciones sólidas de nómina y recursos humanos escalables para grandes organizaciones. A saber, Sage integra funcionalidades contables con recursos de gestión de personal.
Cómo funciona: Supongamos que su equipo de RR.HH. marque a un nuevo colaborador como “Activo” en BambooHR. A través de la integración con la plataforma LMS, esta acción activa automáticamente la creación de una cuenta de usuario en TalentLMS, asigna al usuario al grupo correcto del departamento y lo inscribe inmediatamente en la ruta de aprendizaje obligatoria “Integración de Nuevos Colaboradores”.
2. Salesforce
Salesforce es una plataforma CRM en la nube extremadamente popular para la gestión de ventas, datos de clientes e interacciones de servicio en muchas empresas.
En otras palabras, la integración entre la plataforma LMS y Salesforce es igualmente poderosa para la capacitación en ventas y el seguimiento del impacto del entrenamiento.
Cómo funciona: Imagine que un gerente de ventas asigna un curso crítico llamado “Actualización de Producto” a un miembro del equipo directamente desde la interfaz familiar de Salesforce. Como resultado, cuando este miembro completa el curso en TalentLMS, el estado de finalización se sincroniza automáticamente y aparece directamente en el registro de contacto de Salesforce del colaborador.
3. Zoom y Microsoft Teams
Como plataformas preferidas para videoconferencias, reuniones virtuales y, actualmente, colaboración de equipo en general, Zoom y Microsoft Teams son ampliamente utilizados como herramientas de comunicación en el entorno laboral moderno.
Por lo tanto, integrarlos con una plataforma LMS hace que la entrega y gestión de formaciones en línea en vivo sea mucho menos laboriosa.
Cómo funciona: Un administrador programa una sesión futura de formación virtual en vivo dentro de TalentLMS. Esto genera automáticamente un enlace exclusivo de reunión en Zoom que los alumnos pueden usar para unirse directamente a la sesión en vivo desde el panel de TalentLMS o desde un recordatorio en el calendario. Como resultado, la asistencia se registra automáticamente en el LMS con base en los registros verificados de participantes proporcionados por Zoom. ¡Nada de correr tras listas de asistencia manuales!
4. SSO: Okta y OneLogin
En lo que respecta a SSO, los proveedores de identidad como Okta y OneLogin igualmente simplifican el proceso de registro e inicio de sesión en toda la organización.
Cómo funciona: Cuando se integran con un LMS (como TalentLMS), un colaborador que hace clic en el enlace de TalentLMS es verificado instantáneamente y de forma segura por Okta utilizando su sesión de inicio de sesión corporativa existente. A saber, es redirigido directamente a su panel personalizado del LMS, sin necesidad de escribir otra contraseña. Finalmente, se mejora la seguridad y la experiencia del usuario.
5. Zapier
Zapier es diferente de las otras herramientas mencionadas aquí. A saber, se trata de una plataforma de automatización en línea altamente flexible que conecta miles de aplicaciones diferentes que, normalmente, no tienen integraciones directas y preconfiguradas.
Cómo funciona: Configuras un «Zap» en el que el desencadenante «Curso Completado» en TalentLMS (por ejemplo, para un curso específico de liderazgo) inicia automáticamente una acción como «Publicar un Mensaje de Notificación» en un canal específico de Slack, como #Gerentes. Como resultado, los responsables son informados de inmediato, sin necesidad de generar y distribuir informes manualmente.
6. LinkedIn Learning
LinkedIn Learning posee una gran y reconocida biblioteca en línea de cursos en vídeo impartidos por expertos. Por lo tanto, integrarla con tu plataforma LMS utilizando el estándar LTI (Learning Tools Interoperability) es una forma extremadamente eficiente de ampliar el catálogo de contenido de tu plataforma de aprendizaje.
Cómo funciona: La tecnología LTI crea un camino seguro que permite a los colaboradores encontrar e iniciar cursos de LinkedIn Learning directamente desde el panel del LMS que ya utilizan. Igualmente, al completar un curso, la conexión vía LTI garantiza que los datos se sincronicen automáticamente, actualizando el historial de capacitación del usuario en la plataforma LMS.
7. Google Workspace y Google Meet
Google Workspace ofrece un conjunto de herramientas integradas de productividad y colaboración, ampliamente conocido por muchas empresas. Integrar tu plataforma LMS con este ecosistema facilita enormemente la vida de todos los usuarios.
Cómo funciona: Un instructor programa una sesión importante de capacitación (ya sea virtual vía Google Meet o presencial) directamente desde la plataforma LMS. Consecuentemente, la integración envía automáticamente todos los detalles relevantes del evento, incluido el enlace de acceso vía Meet, directamente a los calendarios de Google de los participantes. Finalmente, se asegura una experiencia de usuario más fluida y eficiente.
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Domina la integración con un LMS en 4 pasos simples
Una vez implementada, la tecnología mantiene su integración con la plataforma LMS funcionando correctamente. Igualmente, puedes seguir algunos pasos para garantizar una configuración tranquila, evitar trampas comunes y maximizar el valor actual (y futuro) de tus sistemas conectados.
Paso 1: Establece prioridades
Primeramente, sé claro sobre el motivo de la integración de cada sistema específico. ¿Estás intentando automatizar el proceso tedioso de creación de usuarios desde tu HRIS? ¿O tal vez sincronizar las finalizaciones de formaciones de ventas con tu CRM? Por lo tanto, define claramente tus objetivos y, a saber, prioriza sin dudar.
Comienza con las integraciones con el LMS que ofrezcan el mayor impacto inmediato, generalmente conectando tu sistema de RR. HH. y facilitando el inicio de sesión, antes de pasar a conexiones más complejas o específicas.
Paso 2: Elige la plataforma LMS adecuada
En segundo lugar, asegúrate de seleccionar una plataforma LMS realmente diseñada para la conectividad desde el principio. Busca una plataforma LMS que cuente con múltiples conexiones listas con herramientas empresariales comunes. Igualmente, prefiere opciones flexibles, como acceso robusto a la API o una buena integración con Zapier. (Sin olvidar, a saber, todos los demás recursos esenciales de un LMS eficaz e impactante).
Una plataforma LMS como TalentLMS ya incorpora estas funciones de integración en su estructura. Como resultado, todo el proceso se vuelve mucho más sencillo que intentar adaptar estas conexiones a un sistema más cerrado posteriormente.
Paso 3: Conecta todo de forma estructurada
A continuación, mapea tu flujo de datos con cuidado antes de construir cualquier cosa. A saber, conoce exactamente qué información necesita circular entre qué sistemas. Igualmente, asegúrate de tener los mismos identificadores únicos (como IDs de empleados) configurados en todas esas plataformas.
Más importante aún, involucra a las personas correctas desde el principio. Habla con el equipo de TI sobre reglas de seguridad, con RR. HH. sobre la precisión y privacidad de los datos, y con el equipo de C&D y los usuarios finales para entender cómo la integración con la plataforma LMS afectará el uso diario del sistema.
Paso 4: Prueba
Finalmente, es fundamental probar rigurosamente antes de liberar cualquier integración con la plataforma LMS en tu entorno activo. Siempre que sea posible, utiliza entornos de prueba o sandbox. Además, experimenta diferentes escenarios reales de uso, como la incorporación de un nuevo colaborador, el cambio de función de un empleado o la realización de un curso esencial. Como resultado, verifica cuidadosamente que los datos se estén sincronizando correctamente y dentro del plazo establecido.
Detectar fallos e inconsistencias durante esta fase de pruebas es crucial, ya que evita dolores de cabeza operativos significativos y frustraciones por parte de los usuarios en el futuro.
Elegir el LMS adecuado
Al seleccionar su próxima plataforma LMS, es esencial considerar el panorama completo en lo que respecta a las funcionalidades ofrecidas. Esto incluye, igualmente, detalles fundamentales como las integraciones del LMS con otros sistemas.
Como vimos a lo largo de este artículo, la verdadera magia operativa a menudo reside en la capacidad del LMS de integrarse de forma fluida con los demás softwares esenciales que mantienen su organización en funcionamiento.
A saber, priorizar las integraciones correctas desde el primer día es una decisión estratégica. Como resultado, esta decisión es lo que separa un ecosistema de aprendizaje verdaderamente eficiente y conectado por datos de un conjunto desorganizado de herramientas aisladas y un proceso interminable de administración manual.
Preguntas frecuentes sobre la integración con un LMS
¿Cuáles son los aspectos técnicos de las integraciones con LMS?
Técnicamente, integrar una plataforma LMS generalmente implica el uso de APIs (Application Programming Interfaces) o estándares de integración como LTI (Learning Tools Interoperability). Estas tecnologías actúan como puentes, permitiendo que el LMS intercambie datos de forma segura, como el progreso de los usuarios o los resultados de los cursos, con otros sistemas de software. Igualmente, aseguran una comunicación fluida entre plataformas.
¿Qué es SCORM?
SCORM (Shareable Content Object Reference Model) es, a saber, un conjunto de reglas técnicas para contenidos de e-learning. En esencia, garantiza que los cursos en línea creados con diferentes herramientas de autoría puedan funcionar correctamente y registrar el progreso del alumno en cualquier plataforma LMS compatible con SCORM.
¿Cuál es la diferencia entre una API y una integración con LMS?
Piense en una API como el mensajero o el conjunto de instrucciones que permite que los sistemas de software se comuniquen. A saber, una integración con LMS es la conexión real que utiliza esa API (u otro estándar, como el LTI) para conectar el LMS a otro sistema con un objetivo específico.
¿Qué es un LMS?
Un Sistema de Gestión del Aprendizaje, o LMS, es esencialmente una plataforma de aprendizaje diseñada para ayudar a las organizaciones a ofrecer, gestionar, hacer seguimiento e informar sobre cursos en línea y programas de formación.
¿Qué significa LMS?
LMS es la sigla de Learning Management System, o Sistema de Gestión del Aprendizaje.
Autoría del Artículo:
Fiona McSweeney – Redactora de contenido senior
Fiona, una periodista talentosa, ofrece perspectivas profundas sobre C&D y RR.HH., combinando una investigación exhaustiva con narrativas envolventes. Su contenido cautiva a los lectores.
Enlace al artículo original en inglés: https://www.talentlms.com/blog/top-lms-integrations/
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