Migración de LMS: Checklist para un proceso exitoso

Su LMS actual, aunque anteriormente haya satisfecho todas las necesidades, ahora está generando costos crecientes, provocando retrasos y manteniendo su capacitación anclada en el pasado. Como resultado, probablemente ha dejado de ser una herramienta útil y ha pasado a parecer un obstáculo que ralentiza la experiencia de aprendizaje.

Usted sabe que necesita una actualización, sin embargo, el miedo a la migración de datos del LMS es fuerte. Susurra historias de datos perdidos o problemas de integración. Igualmente, esto es suficiente para que cualquiera se aferre desesperadamente al presente, aunque sea un poco doloroso.

¡No tenga miedo! Romper con su LMS actual no tiene por qué ser un drama. A saber, este checklist con 6 etapas para la implementación de LMS presenta un camino claro y comprobado hacia un nuevo sistema, garantizando un proceso de migración tranquilo.

¿Qué es la migración de LMS?

Fundamentalmente, la migración de LMS es el proceso de transferir todo su sistema de aprendizaje —piense en cursos, datos de usuarios, registros de finalización, rutas de aprendizaje definidas, a saber, todo el conjunto completo — de un Sistema de Gestión del Aprendizaje a otro.

En otras palabras, considérelo como el equivalente digital de mudarse de oficina — menos sobre cajas físicas, a saber, y más sobre garantizar que todos los archivos vitales, integraciones críticas y registros de personal lleguen intactos y funcionales al nuevo destino.

¿Por qué cambiar de plataforma LMS? Igualmente, una entre muchas razones es el hecho de que la plataforma LMS actual simplemente puede no estar funcionando correctamente. Además, tal vez:

• Tenga dificultades para seguir el crecimiento de su equipo y las necesidades de capacitación;
• Ofrezca informes tan básicos que apenas sean útiles;
• Deje a los usuarios frustrados y desconectados;
• No se integre bien con las herramientas de las que depende;
• Y cobre más por usuario de lo que realmente vale.

Como resultado, puede ser el momento de considerar seriamente una nueva plataforma LMS que lleve sus programas de capacitación al siguiente nivel.

Checklist de migración de LMS: 6 pasos fáciles

Ahora, vamos a dividir este problema de migración de LMS en partes manejables, a saber, un plan de proyecto para migración de LMS.

1. Preparación y planificación

Igualmente, piense en esta etapa como trazar meticulosamente el plano antes de construir un edificio. Si apresura este paso fundamental, estará diseñando problemas para el futuro.

Antes de cualquier cosa, a saber, articule claramente el motivo de la migración. Vaya más allá de ideas vagas como “necesitamos un sistema mejor”.

En lugar de eso, defina objetivos específicos y medibles. Por ejemplo:

• “Reducir el tiempo dedicado a informes administrativos en un 25%”;
• “Alcanzar una tasa de finalización de cursos del 85% en un plazo de 12 meses”;
• “Implementar integración de inicio de sesión único (SSO) con nuestro sistema principal de RR. HH.”

A continuación, forme su equipo de migración. Las configuraciones tradicionales de LMS suelen requerir un gran apoyo de TI e importantes inversiones. Igualmente, con TalentLMS, la configuración es simple, los costos son transparentes y el soporte técnico puede quedar en segundo plano. Esto significa que su equipo principal (C&D, finanzas y representantes de los principales departamentos) puede liderar el proceso sin perderse en la complejidad.

Finalmente, trace un cronograma realista considerando la elección del proveedor, la limpieza de datos, las fases de prueba y la capacitación de los usuarios, y defina su alcance con rigor.

2. Migración de datos y contenido

A saber, a continuación, llegamos al momento principal: la transferencia de los datos digitales reales. Esto no es solo un ejercicio de copiar y pegar, sino un proceso completo y estratégico.

En primer lugar, igualmente, realice una auditoría minuciosa de todo lo que está escondido en los rincones más olvidados de su plataforma LMS actual:

• Perfiles de usuarios (activos, inactivos, duplicados);
• Archivos de cursos (todos esos paquetes SCORM, vídeos, PDFs);
• Registros históricos de finalización;
• Resultados de evaluaciones;
• Rutas de aprendizaje estructuradas.

Después, decida exactamente qué datos y contenidos necesitan ser transferidos. Sea brutalmente honesto en este punto. ¿Ese curso de cumplimiento de 2015, nunca actualizado, realmente agrega valor? ¿Alguien sigue necesitando acceso al módulo “Introducción a las Máquinas de Fax”?

Establezca convenciones de nomenclatura que se hayan descuidado durante años, elimine cuentas fantasma de usuarios, corrija entradas de datos inconsistentes y archive o elimine de manera segura contenidos verdaderamente irrelevantes.

Como resultado, es un trabajo minucioso. Sin embargo, migrar datos desordenados e inconsistentes es como verter leche agria en una taza de té perfecta: contamina todo.

Finalmente, verifique con su nuevo proveedor cómo funciona la migración de LMS. Es esencial saber exactamente cómo deben estar estructurados los datos para las herramientas de importación y confirmar la compatibilidad de los contenidos, especialmente en el caso de los antiguos formatos de e-learning.

3. Pruebas y validación

Ahora que ya ha trasladado los “muebles digitales” a la nueva casa, es hora de comprobar si las luces se encienden y si los grifos no gotean.

Para ello, reúna grupos piloto diversos. No confíe solo en su equipo de proyecto, que ya está profundamente familiarizado (y posiblemente sesgado). Igualmente, incluya usuarios finales de diferentes departamentos, cargos variados y distintos niveles de familiaridad técnica, para obtener retroalimentación realmente genuina.

Antes que nada, verifique meticulosamente la integridad de los datos:

• ¿Los perfiles de usuario son correctos en todos los detalles?
• ¿Los datos históricos de finalización y las inscripciones en los cursos se transfirieron correctamente?
• Verifique nombres, líneas de informes, grupos de usuarios, absolutamente todo.

A continuación, pruebe la funcionalidad del contenido en diferentes navegadores y dispositivos (escritorio, móvil, tableta):

• ¿Los cursos se cargan correctamente?
• ¿El progreso se registra con precisión?
• ¿Las evaluaciones se envían y califican correctamente?
• Pruebe y experimente todas las integraciones — ¿el inicio de sesión único (SSO) funciona perfectamente?
• ¿Los datos fluyen correctamente entre el LMS y el HRIS u otros sistemas conectados?

Finalmente, evalúe la experiencia central del usuario:

• ¿Las personas pueden iniciar sesión sin necesidad de un manual complejo (por ejemplo, mediante SSO)?
• ¿La navegación es simple, fácil e intuitiva?

Capture los comentarios, registre sistemáticamente los errores y — esto es fundamental — valide las correcciones antes de pensar en poner el sistema en funcionamiento. Detectar un error crítico ahora evita un caos operativo a gran escala después.

4. Capacitación y comunicación

Incluso el sistema nuevo más técnicamente perfecto y brillantemente implementado fracasará si sus usuarios quedan confundidos o resistentes. Como resultado, introducir la nueva plataforma LMS de forma eficaz exige más que solo un correo electrónico de lanzamiento escrito apresuradamente y enviado al azar — requiere una estrategia de comunicación deliberada y programas de capacitación dirigidos.

Para ayudar a gestionar expectativas, comience explicando el “por qué” del cambio con suficiente antelación — a saber, enfoque directamente en los beneficios para los propios usuarios, y no solo en las justificaciones comerciales más amplias. Además, detalle claramente el cronograma del proyecto, las fechas clave y gestione las expectativas sobre el proceso de transición.

Es importante personalizar sus comunicaciones y capacitaciones para cada rol. Por ejemplo:

• Los administradores del LMS necesitan detalles técnicos profundos;
• Los gerentes requieren información sobre el seguimiento del progreso de los equipos y los informes;
• Los usuarios finales necesitan, principalmente, los conceptos básicos: cómo iniciar sesión, encontrar cursos y navegar.

De este modo, ofrezca sesiones prácticas de capacitación específicas por rol (seminarios web en vivo, grabaciones o talleres) y cree recursos de apoyo fácilmente asimilables, como FAQs, guías de referencia rápida o vídeos cortos de instrucciones que aborden tareas comunes.

5. Lanzamiento

Ahora, finalmente, es hora del espectáculo. Toda la planificación cuidadosa, la recopilación de datos, las pruebas y la comunicación culminan en esta secuencia de lanzamiento cuidadosamente planificada.

En esta fase, generalmente se realiza una migración final de datos llamada «delta». En otras palabras, este paso importante combina cualquier registro de usuario de última hora, finalización de cursos u otros cambios significativos que hayan ocurrido en el sistema antiguo desde la migración principal del LMS.

A continuación, abra oficialmente las puertas virtuales:

• Configure los permisos finales de acceso de los usuarios;
• Active todas las funciones principales e integraciones esenciales, como el inicio de sesión único (SSO);
• Verifique nuevamente que los sistemas de notificaciones automáticas estén funcionando correctamente;
• Asegúrese de que los usuarios sean dirigidos a la nueva dirección de la plataforma LMS.

Sin embargo, el poslanzamiento no es la línea de meta. Por lo tanto, mantenga a su equipo principal involucrado y continúe en contacto con su proveedor de LMS. ¿La buena noticia? Con TalentLMS, no se requiere intervención continua del equipo de TI.

Antes de considerar que el proceso de migración del LMS ha finalizado, asegúrese de:

• Monitorizar el rendimiento del sistema (velocidad, estabilidad, errores);
• Acompañar los patrones de actividad de los usuarios (inicios de sesión, tasas de acceso a los cursos);
• Gestionar la primera ola de solicitudes de soporte.

6. Soporte posmigración

El nuevo sistema ya está en funcionamiento, y la agitación inicial (y tal vez una avalancha de solicitudes de soporte) está disminuyendo. Sin embargo, el trabajo aún no ha terminado. Un proyecto de migración de LMS exitoso ahora evoluciona hacia una fase de mejora continua y optimización.

Piénselo como acostumbrarse a la nueva sede de la empresa. El traslado puede haber terminado, pero hacer que el espacio funcione bien todos los días requiere bastante esfuerzo. Por lo tanto, mantenga canales de soporte dedicados durante un período definido después del lanzamiento, garantizando que empleados experimentados puedan manejar rápida y eficazmente las dudas sobre la nueva plataforma.

Igualmente, solicite activamente retroalimentación una vez que todos hayan tenido un tiempo razonable para usar el nuevo sistema en sus rutinas diarias. Para ello, utilice encuestas dirigidas, formularios de retroalimentación integrados en el LMS o revisiones informales a través de los gerentes. Haga preguntas específicas sobre usabilidad, navegación, utilidad de las funciones y posibles puntos problemáticos que aún persistan.

Estos insights son verdaderos tesoros para identificar oportunidades de optimización:

• Ajustar configuraciones del sistema;
• Mejorar los recursos de ayuda basándose en preguntas frecuentes;
• Planificar sesiones de capacitación de seguimiento sobre funcionalidades poco utilizadas.

Y finalmente, revise aquellos objetivos originales definidos en el paso 1. ¿La nueva plataforma LMS está realmente entregando las mejoras que usted buscaba?

Para ayudarle a gestionar todo este proceso de principio a fin, descargue el checklist detallado de TalentLMS:

3 consejos para migrar a una nueva plataforma LMS

Una migración de LMS exitosa depende en gran medida de elegir la plataforma de destino adecuada. Este proceso de selección del proveedor de LMS es su oportunidad para deshacerse de los problemas de la plataforma actual y adquirir una herramienta que realmente respalde los objetivos de aprendizaje de su organización.

A continuación, vea los factores que debe considerar al elaborar su plan de implementación de LMS.

Evalúe las funcionalidades del LMS

Recuerde aquellos objetivos y requisitos específicos que definió con tanto cuidado en el paso 1 de la planificación de la migración de LMS. A saber, ahora es el momento de mapearlos directamente con la lista de verificación de funcionalidades ofrecidas por los nuevos proveedores potenciales de LMS.

Su análisis debe cubrir funciones esenciales:

• Evalúe la intuitividad de las herramientas de gestión de cursos y usuarios;
• Verifique la profundidad y flexibilidad del conjunto de informes;
• Confirme el potencial de integración con su sistema de RR. HH.;
• Compruebe si existen opciones adecuadas de personalización de marca;
• Asegúrese de que la tarificación sea transparente y sin costos ocultos.

Igualmente, una lista de funcionalidades cuenta solo parte de la historia. La experiencia práctica es fundamental, lo que convierte a las pruebas gratuitas y las demostraciones personalizadas en recursos invaluables.

Priorice proveedores de LMS que le permitan probar adecuadamente la plataforma antes de cualquier compromiso.

Es exactamente ahí donde TalentLMS se destaca. A diferencia de la mayoría de las plataformas que ofrecen solo pruebas limitadas por tiempo, TalentLMS combina un plan gratuito para siempre, una evaluación premium de 14 días y la opción de una demostración personalizada, como resultado, usted puede explorar la plataforma desde todos los ángulos y tomar una decisión bien informada. ¡Siempre pruebe antes de comprar!

Asegúrese de comprender la tarificación del proveedor

Los modelos de tarificación de las plataformas LMS pueden, muchas veces, parecer notoriamente opacos. Igualmente, notará que muchos proveedores evitan publicar costos claros directamente en sus sitios web, prefiriendo conducirlo a conversaciones comerciales para revelar los valores.

Además, el valor inicial de suscripción o licencia presentado puede representar solo una fracción del costo real. Por eso, leer sobre precios de LMS puede prepararlo con las preguntas correctas.

Finalmente, plataformas como TalentLMS, por ejemplo, se destacan por ofrecer modelos de tarificación claros y accesibles públicamente.

Sea cual sea el proveedor de LMS que considere, insista siempre en recibir una cotización totalmente detallada y desglosada, especificando todos los cargos potenciales previstos para toda la duración del contrato.

Evalúe el ROI esperado

Además de analizar cuidadosamente las funcionalidades y desentrañar los modelos de tarificación, a saber, la consideración final generalmente se reduce al valor. Calcular el Retorno sobre la Inversión (ROI) potencial es la forma más lógica de justificar el gasto y comparar diferentes opciones de plataformas LMS.

Para ello, vincule esta evaluación directamente a los objetivos comerciales que definió anteriormente:

• ¿Cómo reducirá exactamente este nuevo sistema los costos tangibles de entrega de formación?
• ¿Cómo acelerará los tiempos cruciales de integración de nuevos empleados?
• ¿Cómo mejorará las tasas de finalización de cursos de cumplimiento (potencialmente evitando multas)?
• ¿Cómo elevará demostrablemente la productividad a través de la capacitación dirigida?

Igualmente, intente cuantificar estos beneficios esperados con la mayor precisión posible.

Un elemento crítico, y muchas veces pasado por alto, del ROI es el tiempo hasta la obtención de valor. En otras palabras, un sistema atascado en un proceso de implementación largo y complejo retrasa significativamente cualquier retorno potencial.

Como resultado, observe atentamente los factores que aceleran este período de retorno. La capacidad de implementación rápida es fundamental. Algunas plataformas, como TalentLMS, por ejemplo, tienen tiempos de lanzamiento más rápidos que el promedio de la industria.

Cuando esta rapidez se combina con funcionalidades potentes y al mismo tiempo económicas, su camino hacia un ROI positivo se acorta considerablemente.

Finalmente, estructuras de tarificación claras y publicadas, como las ofrecidas por proveedores de LMS como TalentLMS, hacen que la previsión de ese ROI esperado sea mucho más confiable y predecible. Consecuentemente, esto le permite construir un argumento comercial sólido sin temor a costos ocultos que puedan afectar sus proyecciones financieras en el futuro.

Encuentre el LMS adecuado para sus necesidades

El sistema de LMS equivocado crea fricciones, genera cuellos de botella en el flujo de conocimiento y, en general, hace que todo parezca como atravesar un campo de lodo.

Por otro lado, el sistema correcto actúa como un facilitador natural, entrega el aprendizaje de manera eficiente, rastrea el progreso de forma inteligente, se integra suavemente y, como resultado, hace que toda la organización sea más ágil, más capacitada y lista para lo que viene.

Elegir sabiamente su mejor LMS hoy no es solo una cuestión de cumplir con los requisitos o evitar otro dolor de cabeza con una migración de LMS en tres años. A saber, se trata de implementar un LMS que realmente ayude a su gente e impulse el crecimiento de su negocio. Igualmente, encuentre un sistema que permita que el talento fluya libremente.

¿Listo para explorar una plataforma diseñada para una operación fluida, resultados rápidos y valor claro?Descubra TalentLMS hoy mismo.

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Autoría del Artículo:

Marialena Kanaki – Gerente de Marketing de Contenidos
Marialena odia hablar de sí misma en tercera persona. Le encanta inspirar a las personas con autenticidad y prioriza esto en todo su contenido, sin necesidad de trucos ni disfraces.

Enlace al artículo original en inglés: https://www.talentlms.com/blog/lms-migration/

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