La búsqueda del sistema de gestión del aprendizaje adecuado casi siempre comienza en el mismo lugar. Pasa horas mirando decenas de pestañas abiertas en el navegador, cada una mostrando una página atractiva de proveedores, con promesas que gradualmente comienzan a confundirse en un dolor de cabeza abrumador.
Además, todo ese ruido de un mercado saturado hace que sea fácil perderse. Como resultado, termina comparando listas interminables de recursos mientras pierde de vista lo que su empresa realmente necesita lograr: encontrar el LMS adecuado para alojar sus programas de aprendizaje.
Una elección exitosa, por lo tanto, depende enteramente de construir primero un plan claro de sus propios requisitos. A saber, esto significa mapear no solo la experiencia diaria del alumno, sino también las integraciones de datos innegociables de la empresa.
Igualmente, tener este mapa personalizado en mano ofrece la claridad necesaria para destacar en los discursos de ventas. De esa forma, puede evaluar las plataformas en función de lo que realmente importa y elegir un sistema que ayude a su equipo y a su empresa a enfrentar sus iniciativas de aprendizaje.
Primera etapa: Adecuación estratégica
- Caso de uso y sector
- Número de alumnos
- Alojamiento (nube vs. local)
Segunda etapa: Adecuación de recursos y experiencia
- Capacidades de IA
- Interfaz amigable
- Opciones de contenido y compatibilidad
- Localización y soporte multilingüe
Tercera etapa: Viabilidad logística y técnica
- Presupuesto
- Cumplimiento y seguridad
- Soporte e integración
Cuarta etapa: Validación y confianza
- Disponibilidad de demostración
- Plan gratuito o prueba gratis
- Comentarios y evaluaciones de usuarios
Finalmente, nuestro checklist gratuito puede ayudarle a organizar todos los detalles y hacer que todo el proceso de aprendizaje sea mucho más sencillo.
¿Qué factores deben considerarse al elegir una plataforma LMS?
Una evaluación clara y objetiva al elegir un sistema de gestión del aprendizaje comienza, antes que nada, con la estructura correcta. De esa forma, puede medir cualquier LMS potencial y su eficacia en capacitación a partir de cuatro preguntas fundamentales sobre su organización. A saber, mantenga estas preguntas en mente al buscar las mejores plataformas LMS.
- Primero, ¿el sistema realmente apoya hacia dónde se dirige la empresa en los próximos tres años, y no solo donde está hoy?
- En seguida, ¿cuál es la realidad diaria de usarlo, tanto para sus alumnos como para sus administradores?
- Igualmente, es necesario considerar las limitaciones reales de su presupuesto y de la pila tecnológica existente.
- Finalmente, ¿qué pruebas genuinas existen del éxito del proveedor con empresas similares a la suya, mucho más allá de materiales de marketing bien elaborados?
Caso de uso y sector
De todos los factores, el caso de uso y el sector se destacan como probablemente los más importantes a ser evaluados al elegir una plataforma LMS. A saber, la organización moderna enfrenta una tasa de cambio sin precedentes. Según el Foro Económico Mundial, en promedio, el, 39% de las habilidades esenciales de un trabajador deben transformarse o volverse obsoletas en los próximos cinco años.
Para enfrentar esta creciente brecha de habilidades, usted debe comenzar por el trabajo específico que necesita que la plataforma LMS desempeñe, ya que ella debe adecuarse a sus necesidades de capacitación, y no al contrario.
Por ejemplo, una empresa de software en rápido crecimiento en Austin, que integra 50 nuevos representantes de ventas cada trimestre, priorizará velocidad, acceso móvil para un equipo en movimiento e integración profunda con su CRM, como Salesforce.
Igualmente, una gran empresa de manufactura alemana con fábricas remotas tendrá exigencias diferentes. Ella necesitará acceso fuera de línea confiable y rutas de auditoría meticulosas para mantener su certificación ISO 9001.
El gran riesgo es elegir una plataforma LMS cuya arquitectura central fue diseñada para un problema diferente. Un sistema creado para coaching de ventas es fundamentalmente distinto de otro desarrollado para automatizar capacitación de conformidad y seguimiento necesarios en la salud (HIPAA) o en las finanzas (FINRA).
Número de alumnos
El número total de alumnos impacta directamente tanto el precio que usted paga como el rendimiento diario de la plataforma. De hecho, un sistema LMS diseñado para un equipo pequeño puede fácilmente volverse lento o incluso fallar cuando miles de personas intentan utilizarlo al mismo tiempo.
A saber, el impacto financiero se hace evidente en el comercio minorista. Una empresa puede pagar por 2.000 licencias a lo largo del año para cubrir un pico de ventas de ocho semanas debido a feriados, dejando 1.500 licencias sin uso y desperdiciando dinero durante diez meses.
En ese caso, el modelo de precios por “usuario activo” es la solución directa. Una empresa con 5.000 empleados, pero que capacita solo a 1.000 personas en un determinado mes, podría reducir costos de licencias hasta en un 75% con este modelo.
Igualmente, la lógica se aplica al trabajo estacional. Un grupo de hospitalidad que triplica su equipo en verano necesita un plan que soporte ese “pico” temporal de usuarios LMS sin forzar una actualización permanente y costosa.
Como resultado, la decisión más inteligente es mapear el ciclo de vida de sus alumnos para el próximo año. Con eso, usted puede llevar esa previsión de altibajos a la mesa de negociación.
Hospedaje
La elección entre hospedaje local y en la nube se reduce a una pregunta simple sobre su negocio: ¿gestionar una infraestructura compleja de servidores forma parte de las competencias esenciales de su empresa?
En muchos casos, a saber, el auto-hospedaje con una plataforma de aprendizaje como eFront es necesario para organizaciones con necesidades intensas de datos, como bancos europeos bajo GDPR o empresas de defensa. No obstante, optar por el auto-hospedaje significa que su equipo de TI será responsable de todo, incluyendo la corrección de vulnerabilidades críticas de seguridad, como Log4j.
Por otro lado, una plataforma enfocada en la nube como TalentLMS sigue la ruta opuesta. El proveedor gestiona todo el mantenimiento del backend, seguridad y actualizaciones, igualmente garantizando normalmente un 99,9% de disponibilidad en un Acuerdo de Nivel de Servicio.
En resumen, si su empresa no actúa en el sector de TI, la nube es el camino más eficiente. Como resultado, si el control total de los datos es innegociable, el auto-hospedaje se convierte en una necesidad que exige recursos adecuados.
Capacidades de IA
La realidad para la mayoría de los equipos de C&D es estar crónicamente subdimensionados. A saber, un equipo de e-learning que intenta crear programas de capacitación a medida para una empresa de 2.000 empleados siempre tendrá dificultades, lo que frecuentemente resulta en contenido genérico que no atiende a las necesidades reales.
En este contexto, las herramientas modernas de IA en softwares LMS ayudan a equipos de cualquier tamaño a gestionar y escalar sus programas de capacitación en línea de manera más eficaz. Esto se debe a que automatizan las partes más demoradas del trabajo, liberando a las personas para enfocarse en lo que realmente requiere un toque humano.
Por ejemplo, un creador de cursos basado en IA puede generar un plan completo de curso a partir de un único documento en menos de cinco minutos. Igualmente, un coach de IA puede ofrecer soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, respondiendo preguntas y simplificando conceptos complejos en términos accesibles.
Del mismo modo, las herramientas de competencias basadas en IA logran analizar el rol y los objetivos de carrera de un empleado para crear diferentes metas de aprendizaje personalizadas. Ellas extraen cursos relevantes tanto de su propia biblioteca como de fuentes externas, como LinkedIn Learning, cerrando automáticamente brechas de competencias individuales.
Como resultado, estas herramientas transforman a los mejores sistemas LMS en plataformas dinámicas para el crecimiento de los negocios y garantizan que toda la inversión esté preparada para el futuro.
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Interfaz amigable
Una interfaz confusa y complicada es la manera más rápida de garantizar que su nuevo y poderoso sistema de gestión de aprendizaje no sea utilizado. Después de todo, si algo tan simple como iniciar sesión parece una tarea ardua, el compromiso de los alumnos seguramente sufrirá.
Por otro lado, una excelente experiencia del usuario, como una interfaz intuitiva, se traduce directamente en retorno sobre la inversión. A saber, Maze constató que cada dólar invertido en UX puede generar hasta 100 dólares en retorno. Como resultado, una interfaz que las personas disfrutan usar es lo que impulsa la adopción necesaria para alcanzar sus iniciativas de capacitación.
Igualmente, recursos útiles como un creador de cursos con función de arrastrar y soltar capacitan a los expertos en la materia para manejar tareas administrativas, como la creación de cursos. Paneles limpios también funcionan junto con recursos de informes, permitiendo que los gerentes sigan el progreso de los alumnos sin necesidad de generar reportes complejos en herramientas de análisis separadas.
Finalmente, una manera simple de medir esto es la “Prueba de la Cafetería”. ¿Un empleado podría localizar e iniciar un curso asignado en su celular mientras espera en la fila para tomar un café, sin ninguna instrucción? Si la respuesta es no, la plataforma de aprendizaje no fue construida para una fuerza laboral moderna y móvil.
Opciones de contenido y compatibilidad
Existe un costo oculto que puede paralizar una plataforma LMS desde el primer día. A saber, con frecuencia, un equipo descubre que su nueva y atractiva plataforma no puede soportar los cientos de cursos construidos a lo largo de los años, generando de repente miles de horas de retrabajo inesperado.
Por lo tanto, una buena plataforma debe respaldar la inversión ya existente, manejando formatos estándar como SCORM 1.2, SCORM 2004 y xAPI. Igualmente, también necesita hacer increíblemente fácil el envío y el seguimiento de contenidos cotidianos, como videos y PDFs.
Además, debe ofrecer materiales de capacitación en línea listos y cursos disponibles, como la biblioteca de TalentLMS.
Mirando hacia el futuro, el sistema también debe conectarse con bibliotecas de contenido listas para usar. Como resultado, una integración nativa y profunda con un proveedor como Go1 permite un seguimiento sin esfuerzo y el desarrollo de habilidades dentro de un único ecosistema unificado.
Localización y soporte multilingüe
Un enfoque único para todos, igualmente, con frecuencia falla en empresas globales. A saber, considere materiales de capacitación implementados para equipos en Bangkok, Tokio y Berlín, donde la interfaz está solo en inglés y los plazos están vinculados al huso horario de EUA. El resultado es claro: confusión inmediata y bajo compromiso de los empleados.
En contraste, una plataforma verdaderamente global habla el idioma de sus equipos, ofreciendo la interfaz en alemán para la oficina de Berlín y en japonés para el equipo de Tokio. Como resultado, la localización adecuada ajusta los plazos a los husos horarios locales y permite gestionar materiales exclusivos de acuerdo con legislaciones regionales.
Presupuesto
El precio anunciado de un sistema de gestión del aprendizaje rara vez cuenta toda la historia, ya que pueden surgir tarifas ocultas que perjudiquen totalmente el presupuesto. Igualmente, una empresa puede recibir la primera factura y descubrir que es un 50 % más alta de lo esperado, debido a tarifas obligatorias de configuración y otros adicionales.
Para evitarlo, es necesario evaluar el Total Cost of Ownership (TCO). A saber, revise cuidadosamente la letra pequeña para verificar límites de almacenamiento y si funciones esenciales, como el inicio de sesión único (SSO), están bloqueadas en planes más caros. Finalmente, un proveedor transparente de LMS ofrecerá una proyección clara de TCO desde el inicio.
Si desea saber más sobre los costos ocultos de un sistema de gestión del aprendizaje, haga clic aquí.
Cumplimiento y seguridad
Ignorar las credenciales de seguridad de un proveedor puede traer enormes consecuencias para el negocio. Como resultado, una empresa puede estar a punto de conquistar a su mayor cliente y ver el contrato fracasar en la auditoría final porque el proveedor de LMS no cuenta con un informe SOC 2 adecuado.
Además, la capacitación sólida en cumplimiento ya no es solo una cuestión de sectores regulados. Igualmente, todo gran cliente examinará la seguridad, por lo que es fundamental buscar plataformas que cumplan con normas como GDPR para datos europeos, HIPAA para información de salud o la norma globalmente reconocida ISO 27001.
Finalmente, el estándar de oro para un proveedor de software es el informe SOC 2 Tipo II. Este documento demuestra que el proveedor siguió de manera consistente sus propias reglas de seguridad durante un período prolongado (generalmente de 6 a 12 meses), ofreciendo verdadera tranquilidad a sus socios y clientes.
Soporte e integración
El compromiso de un proveedor se pone a prueba realmente después de la conclusión de la venta. Con frecuencia, la historia se repite: un equipo tiene una duda simple un mes después del lanzamiento y su única ayuda es una base de conocimiento confusa y una espera de 48 horas por una respuesta de correo electrónico.
El término “soporte” puede significar cualquier cosa, desde esa fila lenta de correos electrónicos hasta tener un Customer Success Manager (CSM) dedicado. A saber, un verdadero CSM actúa como socio, aprendiendo sus objetivos y realizando revisiones trimestrales para ayudarle a extraer el máximo de la plataforma.
Además, un programa de integración estructurado puede acelerar su tiempo de retorno. Igualmente, antes de firmar, pida hablar con un cliente actual y haga una pregunta esencial: “Cuando usted tiene un problema real, ¿en cuánto tiempo puede ser resuelto por una persona de verdad?”.
Plan gratuito o prueba gratis
El enfoque de “probar antes de comprar” siempre es una buena idea, pero es necesario tener cuidado con la trampa de la “prueba de vanidad”. En algunos casos, el proveedor puede ofrecer acceso a una versión de prueba súper rápida, solo para que usted descubra después que la plataforma de pago es más lenta y tiene funciones importantes bloqueadas.
Por otro lado, un verdadero plan gratuito, como el ofrecido por TalentLMS, evita este problema al permitir que ejecute un programa piloto a largo plazo. Como resultado, es posible integrar un solo departamento y ver cómo la plataforma se comporta con trabajo real a lo largo de meses, y no solo de días.
Para pruebas con plazo limitado, vaya preparado con un plan claro. Igualmente, asigne tareas específicas a su equipo, como crear un curso o probar el sistema de gestión de aprendizaje en dispositivos móviles Android e iOS. Y, finalmente, pregunte directamente al representante de ventas: “¿Este entorno de prueba es idéntico al plan que estaríamos comprando?”.
Disponibilidad de demostración
Mientras una prueba gratis ofrece experiencia práctica, una demostración del proveedor es un tipo diferente de prueba. Por naturaleza, es una presentación cuidadosamente planificada y pulida, mostrando el sistema LMS de la mejor forma posible.
No obstante, el verdadero valor de una demostración en vivo está en poner a prueba al ingeniero de ventas. Interrumpa su guion con una pregunta práctica, como “¿cómo gestionar la recertificación de su equipo?”. De esta manera, la respuesta revelará la verdadera flexibilidad de la plataforma.
Además, preste atención a lo que no se muestra. Finalmente, pida ver las áreas “aburridas” de administración, pues un diseño poco intuitivo generalmente queda escondido en las partes omitidas de la presentación.
Feedback y evaluaciones de usuarios
Una demostración de proveedor muestra el argumento de ventas perfecto, mientras que una prueba gratuita ofrece solo una breve visión general. Por eso, para tener la visión completa, es necesario un tercer punto de datos: la realidad no filtrada y a largo plazo de los usuarios reales. A saber, puede encontrar esto en sitios independientes de evaluación como G2, Capterra y eLearning Industry.
El primer paso en estos sitios es filtrar agresivamente los resultados. Al fin y al cabo, la experiencia de una startup de 50 personas es poco relevante para una empresa de servicios financieros con 2.000 empleados en Nueva York. Por lo tanto, reduzca las evaluaciones por tamaño de empresa y sector.
En especial, el feedback más honesto está en las evaluaciones de 3 y 4 estrellas. Estos comentarios provienen de personas que ven tanto los puntos positivos como los negativos. Igualmente, es posible identificar patrones recurrentes en el feedback y comprender si una plataforma es realmente un LMS adecuado para usted.
No existe el “mejor” LMS. Solo el mejor para usted
La búsqueda de la respuesta para encontrar los mejores LMS comienza con un mar de proveedores, todos afirmando ser la mejor opción. Sin embargo, la idea de una única plataforma LMS considerada la mejor es solo un mito de marketing. En la práctica, lo que realmente importa es encontrar el LMS adecuado para sus empleados, su proceso de capacitación y el crecimiento de su empresa.
Seguir un proceso disciplinado es la forma de destacarse del marketing. Así, cuando verifica las credenciales de seguridad de un proveedor y prueba por sí mismo la rapidez del soporte, logra ir más allá de los discursos de ventas y descubrir la verdad.
Además, una verificación final completa para encontrar la solución de aprendizaje adecuada debe incluir feedback de tres roles específicos. Usted necesita la opinión de un alumno, un administrador que gestionará el sistema y un experto en la materia que creará contenidos en él.
Finalmente, para organizar sus hallazgos y comparar a sus principales candidatos lado a lado, utilice la Hoja de Comparación Interactiva de LMS gratuita. Como resultado, le ayudará a estructurar su evaluación final y a tomar una decisión confiada y bien fundamentada.
Autoría del Artículo:
Christina Kefala – Redactora
Christina es apasionada por escribir historias que motiven a las personas a seguir creciendo y aprendiendo. Su contenido siempre se enfoca en temas que ponen el C&D en primer plano.
Enlace al artículo original en inglés: https://www.talentlms.com/blog/how-to-choose-an-lms/
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