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7 Maneras de mejorar la colaboración entre empleados — Incluso en trabajo remoto

La colaboración en el trabajo es algo esencial. Incluso si trabajas solo la mayor parte del tiempo, aún necesitarás alinearte con otros miembros del equipo en algún momento. Pero una buena colaboración es otra historia.

Cuando los miembros del equipo trabajan juntos de forma armoniosa, los proyectos se completan más rápido, la calidad del trabajo aumenta y todos se sienten parte del equipo. Sin embargo, el crecimiento del trabajo remoto e híbrido ha traído nuevos desafíos para la colaboración entre empleados: ¿un equipo puede trabajar de manera armoniosa si nunca se ha conocido en persona?

Sí, puede, siempre que los prepare adecuadamente para el éxito. Como gestor de RH o líder de equipo, puede asegurarse de que su equipo tenga herramientas que faciliten y mejoren la colaboración, como aplicaciones de mensajería y plataformas de gestión de proyectos. También puede contratar activamente a nuevas personas que hayan demostrado ser buenos jugadores de equipo.

Pero ¿y si pudiera hacer más? ¿Y si pudiera tomar medidas para garantizar que la colaboración y la sinergia en el lugar de trabajo fueran una parte orgánica del ADN de su empresa?

En este artículo, enumeramos algunas ideas que le ayudarán a mejorar la colaboración entre empleados, ya sea que sus colaboradores estén en oficinas cercanas o en lados opuestos del océano.

¿Qué es la colaboración en el trabajo?

CLa colaboración en el trabajo es más que simplemente trabajar juntos en un proyecto. Es la capacidad de pedir ayuda o hacer un brainstorming, de intercambiar ideas y habilidades, de manera orgánica y frecuente.

Un entorno de trabajo verdaderamente colaborativo es aquel en el que este espíritu de sinergia se convierte en una parte integral de la experiencia del empleado — que Gartner define en «cómo los empleados internalizan e interpretan las interacciones que tienen con y dentro de su organización y los contextos que influyen en esas interacciones».

Y tener una buena experiencia para los empleados es ahora más importante que nunca.

Con el crecimiento de los entornos de trabajo remoto e híbrido, la forma en que los empleados interactúan con sus empresas y colegas ha cambiado. Las líneas se están volviendo más difusas; las fronteras entre quiénes somos en casa y quiénes somos en el trabajo no son tan fácilmente distinguibles. Fomentar buenas relaciones y una comunicación amistosa entre los empleados ya no es solo algo “bueno de tener” — ahora, puede hacer o deshacer el día de alguien, junto con su capacidad de rendimiento.

Claro, la colaboración en el trabajo no es beneficiosa solo para los empleados, sino también para el propio trabajo. Cuando personas de diferentes orígenes, con diferentes conjuntos de habilidades e ideas, se reúnen en un ambiente donde todos son respetados y se les anima a expresarse, encontrar soluciones creativas se vuelve más fácil. Los proyectos difíciles se completan más rápido y con más éxito.

Cuando los empleados se sienten valorados, tienden a ser más productivos, y se pueden alcanzar niveles más altos de compromiso. Según Gallup, niveles más altos de compromiso resultan en 41% menos de ausentismo, 24% menos de rotación, 17% más de productividad y 21% más de rentabilidad. Nada mal, ¿cierto?

Todo empieza con una mejor comunicación y colaboración en el trabajo.

7 Maneras de mejorar la colaboración entre empleados

De este modo, ¿cómo garantizar que su entorno de trabajo sea verdaderamente colaborativo, especialmente si su equipo está dividido entre empleados que trabajan en la oficina y aquellos que trabajan desde casa?

Aquí hay 7 maneras de mejorar la colaboración entre empleados y aumentar el trabajo en equipo:

1. Prepara el escenario con la integración

El proceso de integración fue uno de los que pasó por una transformación sustancial durante la pandemia. Según una encuesta de Toggl, el 60% de los gestores de RR. HH. consideraron que la integración remota fue el mayor ajuste en este nuevo mundo del trabajo.

Sin embargo, especialmente ahora, realizar la integración de la manera correcta es esencial.

Aunque el proceso de integración pueda parecer diferente dependiendo de si el nuevo empleado fue contratado para trabajar en la oficina o de manera remota, no debe “parecer” diferente. Su programa de integración debe ayudar a los empleados no solo a familiarizarse con sus futuras tareas, sino también con la cultura de la empresa y con los compañeros, incluso aquellos con quienes no deben colaborar con tanta frecuencia. Para los empleados que no podrán conocer en persona, las opciones de comunicación en línea deben establecerse desde el principio.

Idealmente, durante la integración, sus nuevos contratados deberían aprender:

  • Que la colaboración es valorada en su empresa;
  • Cómo pueden ponerse en contacto con los miembros del equipo;
  • Que recibirán capacitación junto con sus nuevos compañeros;
  • Qué implicará su formación y por qué.

Crear un proceso de aprendizaje continuo y colaborativo es importante. Según una encuesta de TalentLMS y SHRM, el 76% de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa que ofrece formación continua.

2. Elimina la barrera del correo electrónico

Una gran colaboración en el entorno de trabajo requiere una comunicación fácil y sin esfuerzo entre los empleados, y solo el correo electrónico no es suficiente.

La comunicación en entornos de trabajo híbridos aún puede ser tan espontánea como acercarse al escritorio de alguien y pedir ayuda. Existen muchas herramientas que pueden ayudar a mejorar la colaboración entre empleados, incluso a distancia, pero las personas necesitan saber cuándo y qué herramientas utilizar.

Crear un plan de comunicación hará que sea más fácil saber cuándo y cómo contactar a los colegas. Esto significa que debe decidir temas como:

  • ¿Qué cuestiones necesitan una reunión presencial?
  • ¿Qué temas pueden resolverse por chat en un canal dedicado en Slack/Discord?
  • ¿Qué justifica un mensaje directo (en Slack, Skype, Google Chat, WhatsApp, etc.)?
  • ¿Qué información puede compartirse de manera asíncrona en un entorno de gestión de proyectos como Asana o en un documento colaborativo como Google Docs?
  • ¿Hay horarios o días que deben ser “restringidos” para cualquiera de los puntos anteriores?

Tener un plan de comunicación en vigor asegura que los empleados usen la comunicación síncrona y asíncrona, según la situación. Esto impide que los empleados remotos se sientan aislados o que sus compañeros sean difíciles de alcanzar, al mismo tiempo que mantiene límites importantes. Y cuando las personas saben cómo y cuándo acercarse entre sí, compartir ideas y pedir ayuda se vuelve mucho más fácil.

3. Enfócate en la eficiencia y la responsabilidad

Como cualquier persona que ha pasado tres horas sin rumbo en una sala de reuniones, pasar más tiempo juntos en una tarea no significa colaborar mejor.

Una manera de mejorar la colaboración entre empleados es seguir cuánto tiempo se gasta en cada tarea y cómo las personas están trabajando juntas de manera eficiente. Los softwares de gestión de proyectos que también incluyen funcionalidades de seguimiento de tiempo, como Hubstaff y Toggl, pueden ayudar.

Lo que puede ayudar aún más es establecer un límite de tiempo para reuniones y sesiones de brainstorming, además de definir plazos claros para las tareas y un plan sobre los próximos pasos, cuando un empleado esté teniendo dificultades con todo o parte del proceso.

4. Fomenta sesiones de brainstorming híbridas y asíncronas

Hablando de sesiones de brainstorming: este es otro proceso que ha sido transformado después de la pandemia.

Cuando todos trabajaban juntos en la misma oficina, las sesiones de brainstorming ocurrían en una sala de reuniones, programadas o espontáneamente. Pero mantener este formato significa excluir a aquellos empleados que están trabajando de forma remota o que tienen un horario de trabajo flexible.

“Fuera de vista” no debe significar “fuera de la mente” cuando se trata de los miembros de su equipo. Fomentar sesiones de brainstorming híbridas significa que los empleados remotos también pueden participar en la discusión y en la toma de decisiones cuando esta se lleva a cabo. Mientras que brainstorming ocurre en Zoom para algunos, otros participan desde la oficina. Asegúrate de hacer preguntas y solicitar contribuciones de aquellos que están participando de forma remota, para que no se sientan excluidos.

Las sesiones brainstorming asíncronas son una buena idea para mejorar la colaboración entre empleados, especialmente en equipos distribuidos. Todo lo que necesitas son las herramientas adecuadas. Por ejemplo, un canal dedicado en Slack/Discord, donde los empleados pueden anotar ideas para ser exploradas más adelante; un diseño en Figma, donde las personas pueden editar o agregar sugerencias; o incluso un Google Doc, donde todos pueden dejar comentarios y construir sobre las ideas de los compañeros.

Además, asegúrese de siempre grabar las reuniones o documentar lo que se discutió, por si alguien no puede participar, pero quiere ponerse al día más tarde.

5. Crea oportunidades para encuentros fuera del trabajo

Algunas de nuestras mejores ideas surgen mientras almorzamos o hacemos una caminata. De la misma forma, algunos de los mayores avances en colaboración ocurren cuando las personas simplemente están conviviendo juntas y no trabajando activamente en algo.

Sus empleados no necesitan ser amigos, pero compartir una comida, una clase de yoga o incluso un café fuera de la oficina, puede ayudar mucho a crear un sentido de familiaridad — lo que, al final, facilita pedir ayuda en un proyecto de trabajo.

Y aunque sea imposible hacer esto en persona, cuando las personas trabajan en ciudades, países o incluso zonas horarias diferentes, los encuentros fuera del trabajo también pueden ocurrir en línea. Podrías, por ejemplo, crear un servidor en Discord o un enlace dedicado en Zoom, para cuando las personas quieran conectarse fuera del horario laboral o por motivos no relacionados con el trabajo, como un café virtual.

6. Deja que los empleados aprendan juntos

Ya sabes lo importante que es capacitar a su equipo: el 85% de los líderes de RR. HH. consideran la capacitación beneficiosa para el crecimiento organizacional, según la encuesta de TalentLMS y SHRM.

Y aunque su equipo pueda estar disperso, la capacitación aún puede (y debe) ser colaborativa. No solo porque los humanos son inherentemente sociales y aprenden mejor cuando aprenden juntos, sino también porque esta es una excelente forma de fomentar un espíritu de sinergia y acercar a las personas. Es como practicar el trabajo en equipo en un entorno de menor riesgo.

Pero aprender juntos va más allá de programar charlas en Zoom para que todos las vean. Aunque la capacitación dirigida por instructores debe, por supuesto, ser parte de su programa, asegúrese de incluir también actividades en grupo. Esto puede ser desde problemas que los empleados necesiten resolver juntos, hasta quizzes al estilo Jeopardy en los que puedan competir. También puede designar a un miembro del equipo como mentor de otro, o de un pequeño equipo.

Al final del día, la capacitación en equipo es excelente si deseas mejorar la construcción de equipos y la colaboración entre empleados al mismo tiempo.

7. Da el ejemplo

Los gestores de RH y líderes de equipo no pueden ayudar a los empleados a construir una cultura de cooperación y colaboración si ellos mismos no están abiertos a la comunicación y la colaboración. Debe asegurarse de estar disponible para conversar cuando las personas lo necesiten y de dar espacio para que compartan sus opiniones sin miedo a ser criticadas.

Esto no siempre es algo natural, especialmente si estás acostumbrado a un modelo de jerarquía más tradicional o provienes de un entorno corporativo que valora más la competencia que el trabajo en equipo. Por eso, recibir capacitación sobre trabajo colaborativo y sobre cómo usar la tecnología para eliminar cualquier barrera es importante, incluso para la alta dirección.

Crear un entorno que favorezca la colaboración en el lugar de trabajo empieza de arriba hacia abajo.

La colaboración en el trabajo debe ser natural, no forzada

La colaboración entre empleados debe ser la norma en su entorno de trabajo. Las actividades forzadas o iniciativas aisladas no serán efectivas. Es necesario construir la estructura adecuada y facilitar la comunicación tanto para los trabajadores remotos como para aquellos en la oficina.

Para crear un entorno de trabajo verdaderamente colaborativo, es necesario crear oportunidades continuas de sinergia y compartir conocimiento entre los miembros del equipo.


Autoría del Artículo:

Christina Pavlou – Exgerente de marketing de contenido
Christina, exgerente de marketing de contenido de Epignosis, se enfoca en C&D, diversidad y mejora del bienestar en el lugar de trabajo. Aprende cómo mejorar tu entorno laboral.

Enlace al artículo original en inglés: https://www.talentlms.com/blog/improve-employee-collaboration/

Imágenes versión GuiaLMS: Adobe Stock – Licencia Estándar

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