A busca pelo sistema de gestão de aprendizagem certo quase sempre começa no mesmo lugar. Você passa horas olhando para dezenas de abas abertas no navegador, cada uma exibindo uma página atraente de fornecedores, com promessas que gradualmente começam a se confundir em uma dor de cabeça esmagadora.
Além disso, todo esse barulho de um mercado saturado torna fácil se perder. Como resultado, você acaba comparando listas intermináveis de recursos enquanto perde de vista o que sua empresa realmente precisa alcançar: encontrar o LMS certo para hospedar seus programas de aprendizagem.
Uma escolha bem-sucedida, portanto, depende inteiramente de construir primeiro um plano claro de seus próprios requisitos. Isso significa mapear não apenas a experiência diária do aluno, mas também as integrações de dados inegociáveis da empresa.
Em última análise, ter esse mapa personalizado em mãos oferece a clareza necessária para destacar nos discursos de vendas. Dessa forma, você pode avaliar as plataformas com base no que realmente importa e escolher um sistema que ajude sua equipe e sua empresa a enfrentar suas iniciativas de aprendizagem.
Primeira etapa: Adequação estratégica
- Caso de uso e setor
- Número de alunos
- Hospedagem (nuvem vs. local)
Segunda etapa: Adequação de recursos e experiência
- Capacidades de IA
- Interface amigável
- Opções de conteúdo e compatibilidade
- Localização e suporte multilíngue
Terceira etapa: Viabilidade logística e técnica
- Orçamento
- Conformidade e segurança
- Suporte e integração
Quarta etapa: Validação e confiança
- Disponibilidade de demonstração
- Plano gratuito ou teste grátis
- Feedback e avaliações de usuários
Por fim, nosso checklist gratuito pode ajudar você a organizar todos os detalhes e tornar todo o processo de aprendizagem muito mais simples.
Quais fatores devem ser considerados na escolha de uma plataforma LMS?
Uma avaliação clara e objetiva ao escolher um sistema de gestão de aprendizagem começa, antes de tudo, com a estrutura correta. Dessa forma, você pode medir qualquer LMS em potencial e sua eficácia em treinamento a partir de quatro perguntas fundamentais sobre a sua organização. Portanto, mantenha essas perguntas em mente ao procurar os melhores plataformas LMS.
- Primeiro, o sistema realmente apoia para onde a empresa está caminhando nos próximos três anos, e não apenas onde ela está hoje?
- Em seguida, qual é a realidade diária de usá-lo, tanto para seus alunos quanto para seus administradores?
- Além disso, é necessário considerar as limitações reais do seu orçamento e da pilha tecnológica existente.
- Finalmente, que provas genuínas existem do sucesso do fornecedor com empresas semelhantes à sua, muito além de materiais de marketing bem elaborados?
Caso de uso e setor
De todos os fatores, o caso de uso e o setor se destacam como provavelmente o mais importante a ser avaliado ao escolher uma plataforma LMS. Isso porque a organização moderna enfrenta uma taxa de mudança sem precedentes. Segundo o Fórum Econômico Mundial, em média, 39% das habilidades essenciais de um trabalhador devem ser transformadas ou se tornar obsoletas nos próximos cinco anos.
Para enfrentar essa crescente lacuna de habilidades, você deve começar pelo trabalho específico que precisa que a plataforma LMS desempenhe, já que ela deve se adequar às suas necessidades de treinamento, e não o contrário.
Por exemplo, uma empresa de software em rápido crescimento em Austin, que integra 50 novos representantes de vendas a cada trimestre, priorizará velocidade, acesso móvel para uma equipe em movimento e integração profunda com seu CRM, como o Salesforce.
Em contraste, uma grande empresa de manufatura alemã com fábricas remotas terá exigências diferentes. Ela precisará de acesso off-line confiável e trilhas de auditoria meticulosas para manter sua certificação ISO 9001.
O grande risco é escolher uma plataforma LMS cuja arquitetura central foi projetada para um problema diferente. Um sistema criado para coaching de vendas é fundamentalmente distinto de outro desenvolvido para automatizar treinamento de conformidade e rastreamento necessários na saúde (HIPAA) ou nas finanças (FINRA).
Número de alunos
O número total de alunos impacta diretamente tanto o preço que você paga quanto o desempenho diário da plataforma. De fato, um sistema LMS projetado para uma equipe pequena pode facilmente ficar lento ou até falhar quando milhares de pessoas tentam utilizá-lo ao mesmo tempo.
O impacto financeiro fica óbvio no varejo. Uma empresa pode pagar por 2.000 licenças ao longo do ano para cobrir um pico de vendas de oito semanas devido a feriados, deixando 1.500 licenças sem uso e desperdiçando dinheiro por dez meses.
Nesse caso, o modelo de precificação por “usuário ativo” é a solução direta. Uma empresa com 5.000 funcionários, mas que treina apenas 1.000 pessoas em um determinado mês, poderia reduzir custos de licenciamento em até 75% com esse modelo.
Da mesma forma, a lógica se aplica ao trabalho sazonal. Um grupo de hospitalidade que triplica sua equipe no verão precisa de um plano que suporte esse “pico” temporário de usuários LMS sem forçar uma atualização permanente e onerosa.
Assim, a decisão mais inteligente é mapear o ciclo de vida de seus alunos para o próximo ano. Com isso, você pode levar essa previsão de altos e baixos para a mesa de negociação.
Hospedagem
A escolha entre hospedagem local e em nuvem se resume a uma questão simples sobre o seu negócio: gerenciar uma infraestrutura complexa de servidores faz parte das competências essenciais da sua empresa?
Em muitos casos, a auto-hospedagem com uma plataforma de aprendizagem como o eFront é necessária para organizações com necessidades intensas de dados, como bancos europeus sob GDPR ou empresas de defesa. Contudo, optar pela auto-hospedagem significa que sua equipe de TI será responsável por tudo, incluindo a correção de vulnerabilidades críticas de segurança, como o Log4j.
Por outro lado, uma plataforma com foco na nuvem como o TalentLMS segue a rota oposta. O fornecedor gerencia toda a manutenção do backend, segurança e atualizações, normalmente garantindo 99,9% de disponibilidade em um Acordo de Nível de Serviço.
Em resumo, se sua empresa não atua no setor de TI, a nuvem é o caminho mais eficiente. Entretanto, se o controle total dos dados for inegociável, a auto-hospedagem é uma necessidade que exige recursos adequados.
Capacidades de IA
A realidade para a maioria das equipes de T&D é estar cronicamente subdimensionada. Consequentemente, uma equipe de e-learning tentando criar programas de treinamento sob medida para uma empresa de 2.000 funcionários sempre terá dificuldades, frequentemente resultando em conteúdo genérico que não atende às necessidades reais.
Nesse contexto, ferramentas modernas de IA em softwares LMS ajudam equipes de qualquer tamanho a gerenciar e escalar seus programas de treinamento on-line de forma mais eficaz. Isso porque elas automatizam as partes mais demoradas do trabalho, liberando as pessoas para focar no que realmente exige um toque humano.
Por exemplo, um criador de cursos baseado em IA pode gerar um plano completo de curso a partir de um único documento em menos de cinco minutos. Além disso, um coach de IA pode oferecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, respondendo perguntas e simplificando conceitos complexos em termos acessíveis.
Do mesmo modo, ferramentas de habilidades baseadas em IA conseguem analisar o papel e os objetivos de carreira de um funcionário para criar diferentes objetivos de aprendizagem personalizados. Elas extraem cursos relevantes tanto da sua própria biblioteca quanto de fontes terceiras, como o LinkedIn Learning, fechando automaticamente lacunas de habilidades individuais.
Em última análise, essas ferramentas transformam os melhores sistemas LMS em plataformas dinâmicas para o crescimento dos negócios e garantem que todo o investimento esteja preparado para o futuro.
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Interface amigável
Uma interface confusa e complicada é a maneira mais rápida de garantir que seu novo e poderoso sistema de gestão de aprendizagem não seja utilizado. Afinal, se algo tão simples quanto fazer login parece uma tarefa árdua, o engajamento dos alunos certamente sofrerá.
Por outro lado, uma ótima experiência do usuário, como uma interface intuitiva, se traduz diretamente em retorno sobre o investimento. A Maze constatou que, cada dólar investido em UX pode gerar até 100 dólares em retorno. Assim, uma interface que as pessoas gostam de usar é o que impulsiona a adoção necessária para alcançar suas iniciativas de treinamento.
Além disso, recursos úteis como um criador de cursos com função de arrastar e soltar capacitam especialistas no assunto a lidar com tarefas administrativas, como a criação de cursos. Painéis limpos também funcionam lado a lado com recursos de relatórios, permitindo que gestores acompanhem o progresso dos alunos sem precisar gerar relatórios complexos em ferramentas de análise separadas.
Uma maneira simples de medir isso é o “Teste da Cafeteria”. Um funcionário conseguiria localizar e iniciar um curso atribuído em seu celular enquanto espera na fila para tomar um café, sem nenhuma instrução? Se a resposta for não, a plataforma de aprendizagem não foi construída para uma força de trabalho moderna e móvel.
Opções de conteúdo e compatibilidade
Existe um custo oculto que pode paralisar uma plataforma LMS já no primeiro dia. Com frequência, uma equipe descobre que sua nova e bela plataforma não consegue suportar as centenas de cursos construídos ao longo de anos, gerando, de repente, milhares de horas de retrabalho inesperado.
Portanto, uma boa plataforma deve dar suporte ao investimento já existente, lidando com formatos padrão como SCORM 1.2, SCORM 2004 e xAPI. Ela também precisa tornar incrivelmente fácil o envio e o acompanhamento de conteúdos do dia a dia, como vídeos e PDFs.
Além disso, deve oferecer materiais de treinamento on-line prontos e cursos disponíveis, como a biblioteca do TalentLMS.
Olhando para o futuro, o sistema também deve se conectar a bibliotecas de conteúdo prontas para uso. Uma integração nativa e profunda com um provedor como a Go1 permite acompanhamento sem esforço e desenvolvimento de habilidades dentro de um único ecossistema unificado.
Localização e suporte multilíngue
Uma abordagem única para todos, frequentemente falha em empresas globais. Por exemplo, considere materiais de treinamento implementados para equipes em Bangkok, Tóquio e Berlim, onde a interface está apenas em inglês e os prazos são vinculados ao fuso horário dos EUA. O resultado é claro: confusão imediata e baixo engajamento dos funcionários.
Em contraste, uma plataforma verdadeiramente global fala a língua das suas equipes, oferecendo a interface em alemão para o escritório de Berlim e em japonês para a equipe de Tóquio. Da mesma forma, a localização adequada ajusta prazos para os fusos horários locais e permite gerenciar materiais exclusivos de acordo com legislações regionais.
Orçamento
O preço anunciado de um sistema de gestão de aprendizagem raramente conta toda a história, já que taxas ocultas podem surgir e prejudicar totalmente o orçamento. Por exemplo, uma equipe pode receber a primeira fatura e descobrir que ela está 50% mais alta do que o esperado, devido a taxas obrigatórias de configuração e outros adicionais.
Para evitar isso, é necessário avaliar o Total Cost of Ownership (TCO). Analise com cuidado as letras miúdas para verificar limites de armazenamento e se recursos essenciais, como login único (SSO), estão bloqueados em planos mais caros. Um fornecedor transparente de LMS fornecerá uma projeção clara de TCO desde o início.
Se quiser saber mais sobre os custos ocultos de um sistema de gestão de aprendizagem, clique aqui.
Conformidade e segurança
Ignorar as credenciais de segurança de um fornecedor pode trazer enormes consequências para o negócio. Em muitos casos, uma empresa pode estar prestes a conquistar seu maior cliente e ver o contrato fracassar na auditoria final porque o fornecedor de LMS não possui um relatório SOC 2 adequado.
Além disso, o treinamento robusto em conformidade já não é apenas uma questão de setores regulamentados. Todo grande cliente examinará a segurança, então é fundamental buscar plataformas que atendam a padrões como GDPR para dados europeus, HIPAA para informações de saúde ou a norma globalmente reconhecida ISO 27001.
Por fim, o padrão-ouro para um fornecedor de software é o relatório SOC 2 Tipo II. Esse documento comprova que o fornecedor seguiu de forma consistente suas próprias regras de segurança por um longo período, geralmente de 6 a 12 meses, oferecendo verdadeira tranquilidade para seus parceiros e clientes.
Suporte e integração
O compromisso de um fornecedor é realmente testado após a conclusão da venda. Frequentemente, a história se repete: uma equipe tem uma dúvida simples um mês após o lançamento, e sua única ajuda é uma base de conhecimento confusa e uma espera de 48 horas por uma resposta de e-mail.
O termo “suporte” pode significar qualquer coisa, desde essa fila lenta de e-mails até ter um Customer Success Manager (CSM) dedicado. De fato, um verdadeiro CSM atua como parceiro, aprendendo seus objetivos e realizando revisões trimestrais para ajudar você a extrair o máximo da plataforma.
Além disso, um programa de integração estruturado pode acelerar seu tempo de retorno. Antes de assinar, peça para falar com um cliente atual e faça uma pergunta essencial: “Quando você tem um problema real, em quanto tempo ele pode ser resolvido por uma pessoa de verdade?”
Plano gratuito ou teste grátis
A abordagem “experimente antes de comprar” é sempre uma boa ideia, mas é preciso ter cuidado com a armadilha do “teste de vaidade”. Em alguns casos, o fornecedor pode oferecer acesso a uma versão de teste super rápida, apenas para você descobrir depois que a plataforma paga é mais lenta e tem recursos importantes bloqueados.
Por outro lado, um verdadeiro plano gratuito, como o oferecido pelo TalentLMS, evita esse problema ao permitir que você execute um programa piloto de longo prazo. Assim, é possível integrar um único departamento e ver como a plataforma se comporta com trabalho real ao longo de meses, e não apenas dias.
Para testes com prazo limitado, vá preparado com um plano claro. Atribua tarefas específicas à sua equipe, como criar um curso ou testar o sistema de gestão de aprendizagem em dispositivos móveis Android e iOS. E acima de tudo, pergunte diretamente ao representante de vendas: “Este ambiente de teste é idêntico ao plano que estaríamos comprando?”
Disponibilidade de demonstração
Enquanto um teste grátis oferece experiência prática, uma demonstração de fornecedor é um tipo diferente de teste. Ela é, por natureza, uma apresentação cuidadosamente planejada e polida, mostrando o sistema LMS da melhor forma possível.
No entanto, o verdadeiro valor de uma demonstração ao vivo está em testar o engenheiro de vendas. Interrompa o roteiro dele com uma pergunta prática, como “como gerenciar a recertificação da sua equipe?”. Dessa maneira, a resposta revelará a verdadeira flexibilidade da plataforma.
Além disso, preste atenção ao que não é mostrado. Peça para ver as áreas “entediosas” de administração, pois um design pouco intuitivo geralmente fica escondido nas partes omitidas da apresentação.
Feedback e avaliações de usuários
Uma demonstração de fornecedor mostra o argumento de vendas perfeito, enquanto um teste grátis oferece apenas uma breve visão geral. Por isso, para ter a visão completa, é necessário um terceiro ponto de dados: a realidade não filtrada e de longo prazo dos usuários reais. Felizmente, você pode encontrar isso em sites independentes de avaliação como G2, Capterra e eLearning Industry.
O primeiro passo nesses sites é filtrar agressivamente os resultados. Afinal, a experiência de uma startup de 50 pessoas é pouco relevante para uma empresa de serviços financeiros com 2.000 funcionários em Nova York. Portanto, reduza as avaliações por tamanho de empresa e setor.
Em especial, o feedback mais honesto está nas avaliações de 3 e 4 estrelas. Esses comentários vêm de pessoas que enxergam tanto os pontos positivos quanto os negativos. Assim, é possível identificar padrões recorrentes no feedback e compreender se uma plataforma é realmente um LMS adequado para você.
Não existe o “melhor” LMS. Apenas o melhor para você
A busca pela resposta para encontrar os melhores LMSs começa com um mar de fornecedores, todos alegando ser a melhor opção. No entanto, a ideia de uma única plataforma LMS considerada a melhor é apenas um mito de marketing. Na prática, o que realmente importa é encontrar o LMS certo para seus funcionários, o seu processo de treinamento e o crescimento da sua empresa.
Seguir um processo disciplinado é a forma de se destacar do marketing. Assim, quando você verifica as credenciais de segurança de um fornecedor e testa por conta própria a rapidez do suporte, consegue ir além dos discursos de vendas e descobrir a verdade.
Além disso, uma verificação final completa para encontrar a solução de aprendizagem adequada deve incluir feedback de três papéis específicos. Você precisa da opinião de um futuro aluno, de um administrador que gerenciará o sistema diariamente e de um especialista no assunto que criará conteúdos nele.
Por fim, para organizar suas descobertas e comparar seus principais candidatos lado a lado, utilize a Planilha Interativa de Comparação de LMS gratuita. Dessa forma, ela ajudará você a estruturar sua avaliação final e tomar uma decisão confiante e bem fundamentada.
Autoria do Artigo:
Christina Kefala – Redatora
Christina é apaixonada por escrever histórias que motivem as pessoas a continuar crescendo e aprendendo. Seu conteúdo sempre foca em tópicos que colocam o T&D em destaque.
Link para o artigo original em inglês: https://www.talentlms.com/blog/how-to-choose-an-lms/
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