A colaboração no trabalho é algo essencial. Mesmo que você trabalhe sozinho a maior parte do tempo, ainda precisará se alinhar com outros membros da equipe em algum momento. Mas uma boa colaboração é outra história.
Quando os membros da equipe trabalham juntos de forma harmoniosa, os projetos são concluídos mais rapidamente, a qualidade do trabalho aumenta e todos se sentem pertencentes. No entanto, o crescimento do trabalho remoto e híbrido trouxe novos desafios para a colaboração entre funcionários: uma equipe pode trabalhar de forma harmoniosa se nunca se encontrou pessoalmente?
Pode sim, desde que você os prepare adequadamente para o sucesso! Como gestor de RH ou líder de equipe, você pode garantir que sua equipe tenha ferramentas que facilitem e melhorem a colaboração, como aplicativos de mensagens e plataformas de gestão de projetos. Você também pode contratar ativamente novas pessoas que sejam comprovadamente bons jogadores de equipe.
Mas e se você pudesse fazer mais? E se pudesse tomar medidas para garantir que a colaboração e a sinergia no local de trabalho fossem uma parte orgânica do DNA da sua empresa?
Neste artigo, listamos algumas ideias que ajudarão você a melhorar a colaboração entre funcionários, quer seus colaboradores estejam em mesas próximas ou em lados opostos do oceano.
O que é colaboração no trabalho?
Colaboração no trabalho é mais do que apenas trabalhar juntos em um projeto. É a capacidade de pedir ajuda ou de fazer um brainstorming, de trocar ideias e habilidades, de forma orgânica e frequente.
Um ambiente de trabalho verdadeiramente colaborativo é aquele onde esse espírito de sinergia se torna uma parte integrante da experiência do funcionário — que a Gartner define em “como os funcionários internalizam e interpretam as interações que têm com e dentro de sua organização e os contextos que influenciam essas interações”.
E ter uma boa experiência para os funcionários é agora mais importante do que nunca.
Com o crescimento dos ambientes de trabalho remoto e híbrido, a forma como os funcionários interagem com suas empresas e colegas mudou. As linhas estão ficando mais tênues; as fronteiras de quem somos em casa e quem somos no trabalho não são tão facilmente distinguíveis. Promover bons relacionamentos e uma comunicação amigável entre os funcionários não é mais apenas algo “bom de se ter” — agora, pode fazer ou destruir o dia de alguém, junto com sua capacidade de desempenho.
Claro, a colaboração no trabalho não é benéfica apenas para os funcionários, mas também para o próprio trabalho. Quando pessoas de diferentes origens, com diferentes conjuntos de habilidades e ideias, se reúnem em um ambiente onde todos são respeitados e incentivados a se expressar, encontrar soluções criativas se torna mais fácil. Projetos difíceis são concluídos mais rapidamente e com mais sucesso.
Quando os funcionários se sentem valorizados, tendem a se tornar mais produtivos, e níveis mais altos de engajamento podem ser alcançados. De acordo com a Gallup, níveis mais altos de engajamento resultam em 41% menos absenteísmo, 24% menos rotatividade, 17% mais produtividade e 21% mais lucratividade. Nada mal, certo?
Tudo começa com uma melhor comunicação e colaboração no trabalho.
7 Maneiras para melhorar a colaboração entre funcionários
Então, como garantir que seu ambiente de trabalho seja verdadeiramente colaborativo, especialmente se sua equipe está dividida entre funcionários que trabalham no escritório e aqueles que trabalham de casa?
Aqui estão 7 maneiras para melhorar a colaboração entre funcionários e aumentar o trabalho em equipe:
1. Prepare o cenário com a integração
O processo de integração foi um dos que passou por uma transformação substancial durante a pandemia. De acordo com uma pesquisa da Toggl, 60% dos gestores de RH consideraram que a integração remota foi o maior ajuste nesse novo mundo do trabalho.
No entanto, especialmente agora, realizar a integração da maneira certa é essencial.
Embora o processo de integração possa parecer diferente, dependendo se o novo funcionário for contratado para trabalhar no escritório ou remotamente, ele não deve “parecer” diferente. Seu programa de integração deve ajudar os funcionários não apenas a se familiarizarem com suas futuras tarefas, mas também com a cultura da empresa e com os colegas, mesmo aqueles com quem eles não devem colaborar com tanta frequência. Para os funcionários que não poderão conhecer pessoalmente, as opções de comunicação on-line devem ser definidas desde o início.
Idealmente, durante a integração, seus novos contratados devem aprender:
- Que a colaboração é valorizada em sua empresa;
- Como eles podem entrar em contato com os membros da equipe;
- Que eles serão treinados junto com seus novos colegas;
- O que seu treinamento envolverá e por quê.
Criar um processo de aprendizado contínuo e colaborativo é importante. De acordo com uma pesquisa do TalentLMS e SHRM, 76% dos funcionários têm mais probabilidade de permanecer em uma empresa que oferece treinamento contínuo.
2. Remova a barreira do e-mail
Uma ótima colaboração no ambiente de trabalho requer comunicação fácil e sem esforço entre os funcionários, e somente o e-mail não é suficiente.
A comunicação em ambientes de trabalho híbridos ainda pode ser tão espontânea quanto se aproximar da mesa de alguém e pedir ajuda. Existem muitas ferramentas que podem ajudar a melhorar a colaboração entre funcionários, mesmo à distância, mas as pessoas precisam saber quando e quais ferramentas usar.
Criar um plano de comunicação tornará mais fácil saber quando e como entrar em contato com os colegas. Isso significa que você deve decidir temas como:
- Quais questões precisam de uma reunião presencial?
- Quais assuntos podem ser resolvidos por chat em um canal dedicado no Slack/Discord?
- O que justifica uma mensagem direta (no Slack, Skype, Google Chat, WhatsApp, etc.)?
- Que informações podem ser simplesmente compartilhadas de forma assíncrona em um ambiente de gerenciamento de projetos como o Asana ou em um documento colaborativo como o Google Docs?
- Existem horários ou dias que devem ser “restritos” para qualquer um dos itens acima?
Ter um plano de comunicação em vigor garante que os funcionários usem a comunicação síncrona e assíncrona, dependendo da situação. Isso impede que os funcionários remotos se sintam isolados ou como se seus colegas fossem difíceis de alcançar, ao mesmo tempo que mantém limites importantes. E quando as pessoas sabem como e quando se aproximar umas das outras, compartilhar ideias e pedir ajuda se torna muito mais fácil.
3. Foque na eficiência e na responsabilidade
Como qualquer pessoa que já passou três horas sem rumo em uma sala de reuniões, passar mais tempo juntos em uma tarefa não significa colaborar melhor.
Uma maneira de melhorar a colaboração entre funcionários é acompanhar quanto tempo é gasto em cada tarefa e como as pessoas estão trabalhando juntas de forma eficiente. Softwares de gestão de projetos que também incluem funcionalidades de rastreamento de tempo, como Hubstaff e Toggl, podem ajudar.
O que pode ajudar ainda mais é estabelecer um limite de tempo para reuniões e sessões de brainstorming, além de definir prazos claros para as tarefas e um roteiro sobre os próximos passos, quando um funcionário estiver tendo dificuldades com todo ou parte do processo.
4. Incentive sessões de brainstorming híbridas e assíncronas
Falando em sessões de brainstorming: este é outro processo que foi transformado após a pandemia.
Quando todos trabalhavam juntos no mesmo escritório, as sessões de brainstorming aconteciam em uma sala de reuniões, programadas ou espontaneamente. Mas manter esse formato, significa excluir aqueles funcionários que estão trabalhando remotamente ou que têm uma agenda de trabalho flexível.
“Fora de vista” não deve significar “fora da mente” quando se trata dos membros da sua equipe. Incentivar sessões de brainstorming híbridas significa que os funcionários remotos também podem participar da discussão e da tomada de decisões quando ela acontece. Enquanto o brainstorming acontece no Zoom para alguns, outros participam do escritório. Certifique-se de fazer perguntas e solicitar contribuições daqueles que estão participando remotamente, para que eles não se sintam excluídos.
Sessões de brainstorming assíncronas é uma boa ideia para melhorar a colaboração entre funcionários, especialmente em equipes distribuídas. Tudo o que você precisa são as ferramentas certas. Por exemplo, um canal dedicado no Slack/Discord, onde os funcionários podem anotar ideias para serem exploradas mais tarde; um layout no Figma, onde as pessoas podem editar ou adicionar sugestões; ou até mesmo um Google Doc, onde todos podem deixar comentários e construir em cima das ideias dos colegas.
Além disso, certifique-se de sempre gravar as reuniões ou documentar o que foi discutido, caso alguém não possa participar, mas queira se atualizar depois.
5. Crie oportunidades para encontros fora do trabalho
Algumas das nossas melhores ideias surgem enquanto almoçamos ou fazemos uma caminhada. Da mesma forma, alguns dos maiores avanços na colaboração acontecem quando as pessoas estão apenas convivendo juntas e não trabalhando ativamente em algo.
Seus funcionários não precisam ser amigos, mas compartilhar uma refeição, uma aula de yoga ou até mesmo um café fora do escritório, pode ajudar muito a criar um senso de familiaridade — o que, no final, torna mais fácil pedir ajuda em um projeto de trabalho.
E embora seja impossível fazer isso pessoalmente, quando as pessoas trabalham em cidades, países ou até fusos horários diferentes, encontros fora do trabalho também podem acontecer on-line. Você poderia, por exemplo, criar um servidor no Discord ou um link dedicado no Zoom, para quando as pessoas quiserem se conectar fora do horário de expediente ou por motivos não relacionados ao trabalho, como um café virtual.
6. Deixe os funcionários aprenderem juntos
Você já sabe o quanto é importante treinar sua equipe: 85% dos líderes de RH consideram o treinamento benéfico para o crescimento organizacional, de acordo com a pesquisa do TalentLMS e SHRM.
E embora sua equipe possa estar espalhada, o treinamento ainda pode (e deve) ser colaborativo. Não apenas porque os humanos são inerentemente sociais e aprendem melhor quando aprendem juntos, mas também porque essa é uma ótima forma de promover um espírito de sinergia e aproximar as pessoas. É como praticar o trabalho em equipe em um ambiente de menor risco.
Mas aprender juntos vai além de agendar palestras no Zoom para todos assistirem. Enquanto o treinamento conduzido por instrutores deve, claro, ser uma parte do seu programa, certifique-se de também incluir atividades em grupo. Isso pode ser, desde problemas que os funcionários precisam resolver juntos, até quizzes no estilo Jeopardy em que possam competir. Você também pode designar um membro da equipe como líder de outro, ou de uma pequena equipe.
No final das contas, o treinamento em equipe é ótimo se você deseja melhorar a construção de equipe e a colaboração entre funcionários ao mesmo tempo.
7. Dê o exemplo
Gestores de RH e líderes de equipe não podem ajudar os funcionários a construir uma cultura de cooperação e colaboração se eles mesmos não estão abertos à comunicação e à colaboração. Você precisa garantir que está disponível para conversar quando as pessoas precisarem e que dá espaço para que compartilhem suas opiniões sem medo de serem criticadas.
Isso nem sempre é algo natural, especialmente se você está acostumado a um modelo de hierarquia mais tradicional ou vem de um ambiente corporativo que valoriza mais a competição do que o trabalho em equipe. É por isso que receber treinamento sobre trabalho colaborativo e sobre como usar a tecnologia para remover quaisquer barreiras é importante, até mesmo para a alta gestão.
Criar um ambiente que favoreça a colaboração no local de trabalho começa de cima para baixo.
A colaboração no trabalho deve ser natural, não forçada
A colaboração entre funcionários deve ser a norma no seu ambiente de trabalho. Atividades forçadas ou iniciativas isoladas não serão eficazes. É preciso construir a estrutura certa e facilitar a comunicação tanto para trabalhadores remotos quanto para aqueles no escritório.
Para criar um ambiente de trabalho verdadeiramente colaborativo, é necessário criar oportunidades contínuas de sinergia e compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe.
Autoria do Artigo:
Christina Pavlou – Ex-gerente de marketing de conteúdo
Christina, ex-gerente de marketing de conteúdo da Epignosis, foca em T&D, diversidade e melhoria do bem-estar no local de trabalho. Aprenda como melhorar seu ambiente de trabalho.
Link para o artigo original em inglês: https://www.talentlms.com/blog/improve-employee-collaboration/
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