Guia LMS

Caso de negocio para LMS: Obtenga la aprobación que necesita

Nadie entra al mundo de los negocios, RH o C&D soñando con obtener certificados de capacitación o actualizar manualmente hojas de cálculo con el progreso de los empleados.

Pero, seamos realistas, sin las herramientas adecuadas, terminamos dedicando más tiempo a problemas administrativos que al desarrollo real de los empleados.

Piénselo. ¿Cuántas veces ha tenido que…?

  • ¿Correr detrás de la versión más reciente de ese manual de inducción?
  • ¿Enviar recordatorios por correo electrónico a los empleados sobre cursos obligatorios de cumplimiento (y luego hacer un seguimiento de quienes «olvidaron» completarlos)?
  • ¿Recopilar datos de diferentes plataformas para crear informes sobre tasas de finalización de capacitación para su CEO?

Este caos es la realidad para muchas empresas que no cuentan con un LMS.

Y el LMS es la solución para muchos de los dolores de cabeza en RH y C&D, beneficiando a la empresa, a los empleados y a los clientes.

La pregunta es: ¿cómo conseguir la aprobación para implementar un LMS? Bueno, con un caso de negocio para LMS.

Aquí le proporcionaremos todas las herramientas que necesita para crear un caso de negocio sólido para un LMS, junto con plantillas que puede usar para obtener el «sí» de varias partes interesadas.

¿Por qué necesita un caso de negocio para LMS?

Por mucho que esté convencido de que un LMS es la solución a sus problemas de capacitación, la realidad es que la mayoría de los tomadores de decisiones no asignarán una parte del presupuesto solo porque usted cree que un LMS puede ayudar.

Necesitan ver el valor, el retorno sobre la inversión (ROI) de la capacitación y cómo se alinea con los objetivos generales de la empresa. Para lograrlo, debe hablar en su idioma. Algo que puede hacer con un caso de negocio para LMS (es decir, un plan de ataque).

Con un caso de negocio para LMS, puede demostrar que esta es una elección inteligente que ayudará a:

  • Ahorrar dinero para la empresa. Sí, un LMS tiene costos iniciales, pero puede reducir significativamente los gastos a largo plazo.
  • Gestionar capacitaciones. Muchos sistemas de gestión de aprendizaje pueden automatizar tareas, centralizar recursos (¡en un solo sistema!) y garantizar que todos cumplan con los requisitos normativos.
  • Mejorar la productividad de los empleados. Un LMS puede proporcionar experiencias de aprendizaje personalizadas, hacer seguimiento al progreso y detectar brechas de habilidades, ayudando a los empleados a trabajar mejor y lograr más.
  • Reducir la rotación de empleados. Un LMS puede ofrecer una plataforma para el desarrollo continuo, haciendo que los empleados se sientan valorados, lo que lleva a un mayor compromiso y menor rotación.
  • Crear mejores informes de capacitación (en menos tiempo). Un LMS permite rastrear el progreso, identificar tendencias y demostrar el impacto de sus programas de capacitación, todo con unos pocos clics.

Crear un caso de negocio para LMS puede parecer intimidante. Pero, en el mundo de los negocios, debe asegurarse de que cada decisión esté alineada con las necesidades organizacionales.

Cómo crear un caso de negocio para LMS

Evite a las solicitudes vagas como un «sistema de capacitación mejor». Para lograr la aprobación de su presupuesto para LMS, necesita un caso de negocio persuasivo que demuestre que ha hecho su tarea.

Identifique cuál es el problema

Antes de proponer una solución, es fundamental demostrar que existe una necesidad clara y urgente.

En lugar de simplemente enumerar los problemas, hazlo más informativo y estimulante escribiéndolos como preguntas y luego proporcionando datos para respaldar sus argumentos.

De esta manera, el lector puede visualizar los beneficios y los números:

  • «¿Y si los nuevos empleados pudieran comenzar a ser productivos en semanas, en lugar de meses?» (Luego, presente datos sobre los tiempos actuales de incorporación y el costo de la productividad retrasada).
  • «¿Cómo sería si pudiéramos rastrear el impacto de cada dólar invertido en capacitación?» (Acompañe con información sobre los gastos actuales en capacitación externa y la falta de resultados medibles).

Presente la solución propuesta

Con los problemas identificados, puede presentar la solución: implementar a un LMS.

No es suficiente con enumerar las funcionalidades de un LMS. Es necesario mostrar como puede resolver los problemas mencionados, respaldándolo con evidencia correcta.

Por ejemplo, para el problema mencionado anteriormente, puede decir:

«Incorporación más rápida y empleados más productivos». Luego, comparta estadísticas sobre cómo los programas de incorporación basados en LMS reducen el tiempo de adaptación en un X% (cite estudios de caso). Además, explique cómo características como la inscripción automática, los módulos interactivos y el seguimiento del progreso aceleran el aprendizaje y aumentan la satisfacción y la productividad de los nuevos empleados.

Presente los principales candidatos y liste las funcionalidades

Después de presentar la solución, debe enumerar el LMS (o los LMS) que eligió en el caso de negocio, junto con las funcionalidades seleccionadas para cada uno.

Explique con claridad sus elecciones. Por ejemplo: «Según nuestras necesidades, nuestro principal candidato es: TalentLMS.” Y proporcione una visión general de otros competidores en su lista. Además, ofrezca un resumen conciso de cada LMS, destacando sus puntos fuertes y áreas de especialización.

Finalmente, enumere las características que cada uno posee, que sean más relevantes para las necesidades y metas de su empresa. Por ejemplo, si un creador de cursos basado en IA es crucial, y uno de los LMS lo tiene, menciónelo.

Considere costos y presupuesto

Cuando se trata de invertir en un LMS, es importante ser realista sobre los costos involucrados.

Los costos iniciales son solo el comienzo. También debe considerar tarifas de implementación, mantenimiento continuo, soporte y posibles actualizaciones a lo largo de la vida útil del LMS.

Trate de equilibrar el presupuesto disponible sin sacrificar funcionalidades esenciales.

Muestre el ROI estimado

Aunque no pueda proporcionar un cálculo exacto del ROI, aún puede dibujar un panorama convincente del valor a largo plazo que un LMS puede aportar a su empresa.

A nivel general, debería:

  • Recopilar los datos: Reúna información sobre los costos actuales de capacitación, tasas de rotación de empleados y métricas de productividad para usarlas como base de comparación.
  • Estimar ahorros y ganancias potenciales: ¿Cuánto reducirá el LMS los costos de capacitación? ¿Cómo mejorará la retención de clientes y el desarrollo de empleados? ¿Cómo podría afectar el resultado final general? Use estudios de caso para respaldar sus estimaciones.
  • Presentar beneficios intangibles: Mejor moral, mayor compromiso y un sentido de crecimiento y motivación entre los empleados. También puede usar recursos visuales a su favor. Las personas se involucran y comprenden tablas, gráficos e infografías mucho más fácilmente que números en páginas.

Planifique la implementación del LMS

Al crear su caso de negocio, también es útil mostrar que ha pensado con antelación cómo implementará esto para su equipo. Esto demuestra que no solo está lanzando un software para resolver un problema, sino que está comprometido en hacerlo exitoso.

Considere un programa piloto en el que introduzca el LMS a un grupo reducido primero. De esta manera, puede recopilar comentarios, resolver posibles problemas y perfeccionar su enfoque antes de un lanzamiento más amplio.

Si está seguro de su plan y listo para avanzar, una implementación simultánea en toda la organización puede generar entusiasmo y crear una experiencia de aprendizaje unificada.

Cómo elegir un LMS

Antes de sumergirse de lleno en el proceso de selección de un LMS, tómese un momento para definir sus prioridades indispensables. Esto le ayudará a reducir sus opciones y centrarse en las características que realmente importan para su empresa.

Una vez hecho esto y reducido la lista de LMS seleccionados, puede trabajar con los siguientes puntos.

Público objetivo

Todo comienza con claridad sobre quién usará este LMS. Saber quiénes serán los usuarios y cuáles son sus preferencias y estilos de aprendizaje le ayudará a elegir un LMS que se ajuste a ellos.

Por ejemplo, digamos que usted es una empresa de atención médica. Su público objetivo podría incluir enfermeros que necesitan créditos de recertificación, personal administrativo aprendiendo nuevos softwares y pacientes que acceden a materiales de capacitación. O quizás necesite formación para clientes sobre su software. En ese caso, necesitará un LMS que pueda manejar formatos de contenido diversos, rastrear certificaciones y no solo aprender nuevas habilidades de ventas.

Algunas preguntas que puede usar para entender mejor a su público:

  • ¿Quiénes son sus alumnos? ¿Son empleados, clientes, socios o una combinación de los tres?
  • ¿Cuáles son sus objetivos de aprendizaje? ¿Necesitan dominar habilidades específicas, mantenerse actualizados con regulaciones del sector o desarrollar habilidades de liderazgo?
  • ¿Cuál es su nivel de conocimiento tecnológico?

Capacidades y características

Ahora hablemos de las funcionalidades del LMS, ya que no todos son iguales.

Simplificando, no querría una casa estrecha con goteras en el techo cuando podría tener una mansión espaciosa, ¿verdad? Lo mismo aplica a un LMS.

Con esto en mente, analicemos qué funcionalidades y capacidades debe buscar al presentar su caso de negocio para un LMS.

Primero, necesita un LMS que le permita agregar, crear y seleccionar contenidos (también conocidos como materiales de capacitación) sin complicaciones. Desde videos cortos y cuestionarios interactivos hasta documentos y presentaciones clásicas, necesita una plataforma que pueda manejarlo todo.

El siguiente paso es la facilidad de uso. Necesita una interfaz tan intuitiva que incluso su empleado menos familiarizado con tecnología pueda navegarla sin problemas.

Por último, hablemos de datos. ‌Un buen LMS debe proporcionarle valiosos insights sobre sus programas de capacitación. Debe ofrecer informes detallados sobre el progreso de los alumnos, niveles de compromiso e incluso áreas donde las personas puedan estar teniendo dificultades.

Requisitos de capacitación

Si aún no lo ha hecho, necesitará realizar un análisis de necesidades de capacitación. Esto le informará con qué frecuencia entrenará, cuántos alumnos tendrá y si sus necesidades cambian durante el año.

Elija un LMS que ofrezca flexibilidad para adaptarse a su ritmo único.

Potencial de escalabilidad

Elegir un LMS es una inversión a largo plazo. Asegúrese de que su plataforma pueda crecer junto con su empresa y no se convierta en un obstáculo cuando eso ocurra.

Características clave de un LMS escalable:

  • Basado en la nube: Maneja fluctuaciones en la demanda y ofrece mayor flexibilidad.
  • Fácil de integrar: Funciona bien con sus sistemas y herramientas de RH existentes.
  • Infraestructura robusta: Servidores confiables, amplio almacenamiento y seguridad de alto nivel para el crecimiento futuro.

Software compatible

Un LMS compatible protege a su organización de riesgos legales y de seguridad, al tiempo que hace que el aprendizaje sea accesible para todos los usuarios.

Para evitar cualquier violación de datos, necesita un LMS que tome en serio la seguridad de la información y cumpla con las normativas relevantes. Busque características como cifrado de datos, controles de acceso y auditorías de seguridad regulares para garantizar que su información confidencial permanezca segura.

Demostración en vivo

Después de considerar estos factores, es hora de ver a sus principales candidatos en acción. La mejor manera de tener una idea clara sobre un LMS es probarlo de primera mano con una demostración en vivo.

Priorice sus demostraciones de acuerdo con su lista de finalistas. Por ejemplo, si su principal candidato es TalentLMS, programe una demostración para verlo en acción, hacer preguntas y descubrir cómo puede transformar sus programas de capacitación.

Identifique a las partes interesadas y presente el caso de negocio para LMS

Ha hecho el trabajo duro, construido un caso de negocio sólido y está listo para comenzar a implementar su LMS. Pero antes de hacer clic en “enviar” en ese correo, considere su público objetivo.

Esto se debe a que diferentes partes interesadas y tomadores de decisiones tienen prioridades distintas.

Por ejemplo, el jefe de C&D o el jefe de RH probablemente estén más interesados en herramientas que alivien los desafíos diarios del entrenamiento de empleados y ayuden a su personal a prosperar. Para ellos, querrá centrarse en cómo el LMS hará que sus vidas sean más fáciles y sus programas de capacitación más efectivos.

Por otro lado, el CEO suele querer ver la perspectiva general. Muestre cómo el LMS ayudará a la empresa a alcanzar sus metas, mantener a los empleados felices e impulsar los ingresos netos.

Recuerde que las partes interesadas son personas ocupadas. No tienen tiempo para recorrer páginas de investigación. Su caso de negocio debe ser claro, conciso y convincente.

Para ayudarle a elaborar el discurso perfecto, hemos creado un modelo y un correo de caso de negocio para LMS:

Todo listo para transformar su capacitación

Construir un caso de negocio para LMS es más que marcar casillas. Es pintar una visión de un futuro donde el aprendizaje sea sencillo, atractivo y realmente impulse su organización hacia adelante.

Este guía le ha proporcionado los pasos, pero usted conoce mejor su empresa. Use estos conocimientos para vender realmente los beneficios del LMS elegido, ya sea ahorrando tiempo, impulsando los resultados de la capacitación o simplemente haciendo que el aprendizaje sea más divertido y atractivo para todos.

¿Listo para dar el próximo paso?

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Autoría del Articulo:

Marialena Kanaki – Gerente de Marketing de Contenidos
Marialena odia hablar de sí misma en tercera persona. Le encanta inspirar a las personas con autenticidad y prioriza esto en todo su contenido, sin necesidad de trucos ni disfraces.

Enlace al artículo original en inglés: https://www.talentlms.com/blog/lms-business-case/

Imágenes versión GuiaLMS por Standret en Freepik

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